كيف تدير فريق عملك بشكل ناجح وفعال؟

إذا قررت أن تكون مديرًا لفريق عمل، أو إذا اُسندَت إليك هذه المهمة، فقد يخطر في بالك أن الإدارة مهمة شاقة خاصةً أنّك ستكون مسؤولًا عن أكثر من شخص، وبالتالي أكثر من مَهمّة ومسؤولية، إضافة إلى أن عمل الفريق والنتيجة النهائية للعمل، ومستوى الإنتاجية يرجع بالدرجة الأولى إلى إدارة الفريق، ويشار هنا أنه من الممكن أن تكون بارعًا في الإدارة إذا اتبعت بعض القواعد والنصائح، وهذا المقال سيوضّح لك إجابة عن سؤال كيف تدير فريقكَ بفعاليّة، إلى جانب توضيح المهارات التي تحتاجها لإدارة فريقك.^[١]

كيف تُدير فريق عملك بفعالية؟

وفيما يلي بعض النقاط التي ستوضّح لك كيف يمكن إدارة فريقك بفعاليّة:^[٢]

• كُن قدوة لأعضاء الفريق: وذلك من خلال الالتزام بأخلاقيات العمل، والتحدث بمهنيّة، وتجنّب الثرثرة الفارغة أو المماطلة في العمل، والابتعاد عن الاستغابة أو النميمة، وحتى لو جاء إليك أحد أعضاء الفريق ليتحدّث معك فيجب أن تميّز فيما إذا كان كلامه يدور حول مشكلة يجب حلّها، أم مجرد تذمّر عابر، فإذا كانت هناك مشكلة عليك أن تستمع إليه وتحل مشكلته.
• اتخذ القرارات الحاسمة: بصفتك مديراً يجب أن تكون لديك القدرة على اتخاذ القرارات الحاسمة مثل قرار تعيين شخص، أو رفض الاستمرار في العمل لشخص لأسباب معينة، أو إصدار الإنذارات والعقوبات التأديبية، ومن جانب آخر اتخاذ قرارات صرف المكآفآت والحوافز، والتعامل مع المشكلات وحلّها، وكل هذا وفقًا لقانون المؤسسة أو الشركة ولمصلحة العمل.
• اتبع القانون، وابتعد عن التصرف لأسباب شخصية: في كل مؤسسة أو شركة قانون معروف لدى الجميع ولكي تدير فريقك بفعالية عليك اتباع القانون فقط وإطلاق الأحكام بعيدًا عن أية مشاعر أو أسباب شخصية، فمثلًا إذا أخذت موظفة من أعضاء الفريق إجازة 3 شهور أمومة ثم عادت إلى العمل، يجب أن تعامل كباقي الموظفين، ولا تزيد من مهامها بحجة أنها كانت في إجازة فهذا ليس مطروحًا ضمن القانون، ويُصنّف باعتباره انتقامًا شخصيًا وليس تطبيقًا للقانون.
• سانِد أعضاء فريقك، ووجّهم، وشجّعهم بدلًا من لومهم وتثبيط همتهم: إذا أردت أن تدير فريقك بفعالية عليكَ أن تتقبل فكرة الخطأ من أي عضو من أعضاء فريقك، فلا يوجد عمل مثالي 100%، وبدلًا من لوم المخطئ وتثبيطه يمكنك توضيح الخطأ له، وتوجيهه للتعلم منه، وتشجيعه لإصلاحه، والمضي قُدمًا.
• شارِك أعضاء فريقك في كل المهام: عندما تشارك أعضاء فريقك في كل المهام، سواءً أكانت محببة لك أم مكروهة، فأنت تعطيهم انطباعًا أنك معهم وتدعمهم، مما يقرّبهم منك ويزيد من احترامك بينهم وثقتهم بك.
• كن نزيهًا وموضوعيًا وعادلًا: قد يفضل بعض المدراء موظفين على موظفين آخرين، ولكن ذلك لا يعني الانتقاص من حقوقهم، أو القيام بعمل بعض التسهيلات لبعض الموظفين على حساب آخرين، كن نزيهًا وموضوعيًا قدر الإمكان، وإذا شعرت بصعوبة ذلك في بعض المواقف، يمكنك تفويض شخص آخر للإدارة في موقف معين أنت تحدده.
• كن إيجابيًا، وانشر السعادة بين أعضاء فريق العمل: إن النفوس تميل إلى الإيجابية وتنفر من السلبية بكل أشكالها، لذلك فإن اتّصافك بالإيجابية سيُريح الموظفين والعاملين معك في الفريق، ويمكنَك إشاعة ذلك بالابتسامة، والترحيب، وعدم نسيان كلمة شكرًا لمن يحسن الأداء، والتشجيع المستمر، إلى جانب صرف الحوافز لمن يستحقّ وتقدير الجهود.

ما المهارات التي تحتاجها لإدارة فريقك؟

وفيما يلي عرض لأهم المهارات التي تحتاجها لإدارة فريقك:

• التواصل: إن التواصل المستمر مع أعضاء الفريق سواء أكان مباشرًا في محيط العمل، أم عبر البريد الإلكتروني، والهاتف، ووسائل التواصل الاجتماعية، وتقديم الملاحظات الدورية يساعد في وضوح الرؤية لدى أعضاء الفريق والوصول إلى النتائج المرجوّة.^[٣]
• القدرة على التكيف: من المهم التمتع بمهارة المرونة والقدرة على التكيف، وإجراء بعض التغييرات والتعديلات إذا لزم الأمر، وعدم التعصب لرأيكَ عند وجود رأي آخر أفضل منه قد يخدم الهدف أوالفكرة.^[٣]
• إدارة الوقت: كن واضحًا ومنظّمًا بخصوص تاريخ بداية عمل أو مشروع وتاريخ الانتهاء منه، واحرص دائماً على وضع مُهلة زمنية معقولة ومنطقية لإنجاز المهام، واحترم وقتك ووقت أعضاء الفريق الذين يعملون معك، بالالتزام والجدية وعدم المماطلة أو التسرع بخلاف الخطة أو الاتّفاق.^[٣]
• الثقة: من أبرز مهارات إدارة الفريق التحلّي بالثقة، ويمكنك تعزيز ذلك من خلال إبراز نقاط قوتك، وعدم التردد في طلب المساعدة عندما تحتاجها، ويتطلب منك ذلك أن تعرف نفسك جيدًا وتراقبها وتحسّن من نقاط ضعفك، فمثلًا إذا كنت انفعالياً وتتحدث بصوت عالٍ يمكنك ممارسة تمارين التأمل أو التمارين التي تساعدك على تهدئة النفس، وإذا كنت غير بارع في الحديث أمام الجمهور، فيمكنك متابعة ندوات عن موضوع التواصل بفعالية.^[٤]
• الاحترام: كونك مدير فإن هذا لا يعني أن تعطي القرارات وتكسب التأييد والموافقة المباشرة، لا بد من وجود بعض الخلافات، أو الاعتراضات، أو تباعد وجهات النظر، وبكل الأحوال يجب أن تحترم هذه الاختلافات وتتحدث مع أعضاء فريقك بلطف وتهذيب وتوضّح ما تريد بعقلانية، مع ترك مساحة لهم للتعبير عن آرائهم بدون قمع أو تسلّط، وإذا شعرت بالضغط خلال الاجتماع عند مناقشة أمر خلافي فيمكنك الخروج قليلًا وأخذ نفس عميق للسيطرة على مشاعر التوتر لديك والعودة للحوار بهدوء، لكن لا تجعل التوتر يفقدك أعصابك واحترامك لنفسك وللآخرين.^[٤]
• التنظيم: يساعدَك الجو العام المنظّم على إدراة فريقك بشكل أفضل، والتنظيم يتعلّق بأفكارك وكل ما يدور حولك، نظّم المكان الذي تعمل فيه، والأوراق التي تحتاج إليها، وحدد الأوقات التي ستعمل بها، وتخلّص بشكل دوري من رسائل البريد الإلكتروني غير اللازمة أو غير المهمة، وإذا لم تكن من الأشخاص المنظمين، فلا بأس، إذ يمكنك اكتساب هذه المهارة من خلال تعلّم التنظيم عبر اليوتيوب من متخصصين، أو الجلوس مع شخص منظم والاستفادة من طرقه في التنظيم.^[٤]