تعريف الإدارة

تعتمد أماكن العمل على قوة أولئك الذين يشغلون مناصب إدارية، ومن يملكون القدرة على توجيه الموظفين، وعلى الرغم من أن واجبات المدراء تختلف باختلاف صناعتهم ومكان عملهم، إلا أن يقومون بنفس المسؤوليات والواجبات عموماً، وهذا المقال سيركّز على توضيح مفهوم الإدارة من خلال توضيح أهمية الإدارة، وبيان أهمّ المهارات اللازمة للإدارة، وطرح بعض النّصائح العمليّة المفيدة لتطوير مهارة الإدارة.^[١]

تعريف الإدارة

تُعرّف الإدارة على أنّها تنسيق وإدارة المهام لتحقيق الهدف، ومن ذلك تصميم استراتيجية منظّمة للعمل، وتنسيق جهود الموظفين لتحقيق الأهداف من خلال استثمار الموارد المتوفرة، والمدير يحتاج إلى تنمية مجموعة من المهارات التي تخدمه في أداء مهامه، مثل: التخطيط، والتواصل، والتنظيم، إلى جانب الإحاطة بأهداف الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها.^[١]

أهمية الإدارة

لا شكّ في أن وجود إدارة منظمة وحكيمة في أي مؤسسة أو شركة أمر مهم، وتتجلى أهمية ذلك في النقاط الآتية:^[٢]

• المساعدة في تحقيق أهداف المجموعة: الإدارة هي المسؤولة عن توجيه جهود المجموعة لتحقيق الأهداف، وتنظّم الإدارة الجهود لمنع إهدار الوقت والجهد والمال.
• الاستخدام الأمثل للموارد: توجّه الإدارة كافّة الموارد المادية والبشرية لرفع الإنتاجية، إلى جانب الاستفادة من الخبراء والمهنيين، واستخدام مهاراتهم واستثمارها على أحسن وجه، وتجنّب هدرها أو ضياعها.
• تقليل التكاليف: الإدارة الناجحة تستخدم الموارد المالية بطريقة تساعد في خفض التكاليف عن طريق إعداد خطط مالية مسبقة لحالات الثبات وحالات الطوارئ التي قد تتعرّض لها المؤسسة أو الشركة.
• تنظيم جداول العمل بين الموظفين: تتولّى الإدارة مهمة تنظيم جدول العمل بين الموظفين لمنع تضارب الأوقات بينهم، إلى جانب تنظيم أوقات الاستراحات والإجازات السنوية بطريقة تضمن استمرار عجلة العمل والتقدّم مع حفظ حقوق العاملين.

المهارات اللازمة للإدارة

تولّي منصب الإدارة يتطلّب الإلمام بمجموعة من المهارات الضرورية وتلخّصها النقاط الآتية:^[٣]

• مهارات التعامل مع الآخرين: لكي تكون مديرًا ناجحًا لا بدّ من أن تمتلك القدرة على التواصل مع الموظفين، لتكسب احترام الزملاء، مع الحرص على إتقان مهارة البقاء في وضع المدير الذي يفرض على الآخرين احترام قرارتك وفي الوقت نفسه الاندماج معهم والتقرب منهم وفهم مشاكلهم أو اقتراحاتهم.
• مهارات التواصل: ويُقصَد بها امتلاك مهارات التواصل الكتابية عبر البريد الإلكتروني أو عند كتابة القرارات المهمة، إلى جانب امتلاك المهارات اللفظية والكلامية، ومهارات الاستماع والإصغاء، ويتحقّق ذلك من خلال تبنّي موقف إيجابي بتسهيل الوصول إليك والتعامل معك في الاجتماعات الأسبوعية، أو عبر الوسائل المسموح بها مثل البريد الإلكتروني، ومن الجدير ذكره أن لغة الجسد مهمة أيضًا لتعزيز التواصل، ويُنصح بالابتسام في وجوه الموظفين، والبعد عن إيماءات الوجه التي توحي بالتعصب أو الغضب لمجرد المخالفة.
• مهارة التنظيم والتفويض: يحتاج المدير إلى إدارة عمله ومهامه الخاصة، والإشراف على عمل الموظفين الآخرين، وحضور الاجتماعات والدورات التدريبية، وإجراء التقييمات، كما يحتاج إلى تفويض بعض المهام إلى الزملاء، ويكون ذلك بتحديد مهارات الموظفين وتعيين الواجبات اعتمادًا عليها، والتفويض ليس دليل ضعف بل على العكس لأنه سيضاعف حجم العمل الذي يمكن للمدير إنجازه مع تطوير ثقة الفريق ومهاراته.
• مهارة التخطيط المستقبلي: من المهارات اللازمة للإدارة التخطيط المستقبلي وذلك من خلال فهم أولويات المؤسسة أو الشركة، وحضور الورشات والمؤتمرات والندوات التي ترتبط بأعمال الشركة أو المؤسسة لوضع خطة مستقبليّة تساهم في تقدّم الشركة أو المؤسسة، إلى جانب تشجيع الموظفين على الابتكار والتغيير.
• مهارة الوعي التجاري: ويندرج تحت ذلك معرفة مهمة المنظمة وأهدافها، وفهم القطاع الذي تنتمي إليه الشركة، والتعرف على القضايا السياسية والاقتصادية التي تؤثر على الأعمال التجارية، والتعرف على منافسي الشركة.
• مهارة حل المشكلات وإدارة الصراع: قد تحصل خلافات بين الزملاء في العمل، وواجب على المدير أن يتفهّم وجود مثل هذه المشادّات في العمل، كما يجب أن تكون لديه مهارة حل المشكلات عبر الاستماع إلى الطرفين وتفهم كافة وجهات النظر بهدوء، ثم حل المشكلة بالاعتماد على القانون الذي تندرج تحته في المؤسسة أو الشركة، بعيدًا عن إلقاء التّهم واللوم الذي لن يجدي نفعًا في كثير من المواقف.
• مهارة التوجيه: من المهارات التي يحتاج إليها المدير تقديم الدعم للموظفين، من خلال تدريبهم وإرشادهم وبناء ثقتهم وتطوير مهاراتهم ومنحهم الدّعم للتقدم المهنيّ.

نصائح عملية مفيدة لتطوير مهارة الإدارة

تعدّ الإدراة مهارة كبيرة تحتاج إلى مجموعة من المهارات الصغيرة وقد سبقت الإشارة إليها في الفقرة السابقة، وإليك بعض النصائح العملية المفيدة لتطوير مهارة الإدارة في عمر مبكّر:^[٣]

• استثمار فرص القيادة والرئاسة: في مجتمع المدرسة أو مجتمع الجامعة لا تتردّد في أن تستثمر أي فرصة لقيادة مجموعة أو فريق، ومن ذلك مثلًا فرصة رئاسة فريق أو مجموعة في اتحاد الطلبة، أو قيادة مجموعات في صفك.
• الانضمام إلى الأعمال التطوعية: الانضمام إلى الأعمال التطوعية يقوّي من مهارة العمل بروح الفريق التي يحتاج إليها كل مدير، كما أن التطوع بصفة مدير أو موجه لمجموعة أو فريق يدرّب الشخص على الإدارة وكيفية توجيه الأوامر لفظًا وكتابة.
• العمل بدوام جزئي: ابحث عن عمل بدوام جزئي في مهمة إشرافية ولا تدقق كثيرًا على الراتب لأنه بطبيعة الحال سيكون متواضعًا خاصة إذا كان الشخص لا يملك سنوات خبرة، ولكن ركز على الاستفادة من المكان وخبرات الإشراف أو الإدارة التي ستقدم إليك.
• الالتحاق بدورات تدريبية: يُنصح بالالتحاق بالدورات التدريبية المخصصة لتعليم مهارات الإدارات، وتجدر الإشارة إلى أن بعضها قد يخصص وقتًا للتطبيق العملي في مجموعات تدريبية.
• القراءة والاستماع: يُنصح بقراءة كتب تتحدث عن الإدارة وكيفية تنمية المهارات المتعلقة بها، بالإضافة إلى الاستماع من متخصصين عن هذا الموضوع، وتنتشر على الإنترنت عدد من القنوات لمتخصصين يتحدثون عن الإدراة وبعضهم يطرح ورشات تدريبية عن بُعد وقد يكون بعضها مجانيًا.

نصيحة إضافية لتنمية مهارات الإدارة

يبنغي الحرص على تنمية مهارات الذكاء العاطفي، لأن مهارات التواصل الفعّال والتعامل مع الآخرين تتطلب العمل على استيعابهم وتفهمهم، فالشخص الذكي عاطفيًا يتمكن من فهم نفسه ودوافعه وفهم دوافع الآخرين أيضًا، كما يكون على وعي بنقاط ضعفه ونقاط قوته مما يعني قدرته على التطوير وعدم انسياقه خلف المجاملات التي تضخم صفات معينة لديه، وهذه أمور مهمة في الإدارة، ويُنصح أيضًا بمراجعة القرارات والأعمال اليومية عبر أخذ وقت يوميًا لمراجعة القرارت والأعمال التي يقوم بها المدير، فهذا الوقت يعطيه مساحة للتصحيح أولًا بأول بدلًا من تراكم الأخطاء وصعوبة معالجتها لاحقًا.^[٤]