يواجه الكثيرون العديد من المشاكل في حياتهم اليومية، كعدم قدرتهم على إنهاء مشاريعهم في الموعد المحدد، وقضاء بعض الوقت مع أحبائهم، والحصول على قسط كافٍ من الراحة والاسترخاء، وغيرها من الأمور، وقد يرجع ذلك إلى عدم قدرتهم على تنظيم الوقت، لا لعدم امتلاكهم الوقت الكافي، وفي هذا المقال سنتناول الحديث عن أهمية إدارة الوقت، إلى جانب الحديث عن مجموعة من الأساليب التي تساعد على تنظيم الوقت على نحوٍ فعّالٍ.[١]
الأسباب التي تدفعك لتنظيم وقتك في المنزل
تُعرّف عملية تنظيم الوقت بأنها القدرة على استخدام الوقت بشكل مثمر وفعّال،[٢][٣] واستغلاله للقيام بأمور مهمة ومفيدة، ويتم من خلاله تحديد الوقت اللازم لإنجاز مهام محددة، ويجدر بالذكر هنا أنّ تنظيم الوقت يساعد في تحقيق العديد من الفوائد التي تمسّ جوانب الحياة المختلفة،[٤] منها ما يلي:[٣]
- تحقيق التوازن بين الحياة العملية والشخصية: يُمكنك من خلال تنظيم الوقت أن تحقق التوازن بين العمل وحياتك الشخصية، وذلك عن طريق إنجاز الأعمال المطلوبة في وقت أقل، مما يمنحك فرصة قضاء المزيد من الوقت مع عائلتك وأصدقائك.
- التوقف عن تأجيل المهام وتأخيرها: من خلال تنظيم الوقت تصبح أكثر قدرةً على التركيز وتحديد الأولويات، وبالتالي إيجاد الوقت اللازم لإنجاز المهام بدلاً من تأجيلها.
- تخصيص وقت للتفكير: يُساعد تنظيم الوقت على إيجاد الوقت الكافي للتفكير بالأهداف والخطط التي تَعود بالفائدة عليك، والتي ينبغي عليك تحقيقها، بعكس الأشخاص المشغولين طوال اليوم، الذين لا يمتلكون الوقت الكافي للتفكير بمثل هذه الأمور،[٣] هذا إلى جانب أن التفكير يساعدك على إطلاق العنان للتفكير خارج الصندوق، وإيجاد أساليب مبتكرة لحل المشكلات.[٥]
- تعزيز ثقتك بنفسك: حيث تُعطي عملية تنظيم الوقت المزيد من الثقة بالنفس؛ وذلك من خلال إيجاد الوقت الكافي للاهتمام بالنفس والاعتناء بها، وبسبب شعورك المستمر بالإنجاز وتحقيق المهام المطلوبة بالوقت المناسب، فستتحسن حتماً نظرتك لنفسك.[٦]
- خوض المزيد من التجارب والتحديات الجديدة: فمن خلال تنظيم الوقت ستستطيع إيجاد المزيد من الوقت لتجربة أمور جديدة وخوض المزيد من المغامرات، وهذا أمر يصعب تحقيقه إذا كنت منشغلاً، وتشعر بالضغوطات دائماً بسبب قلة تنظيم الوقت.[٦]
- القيام بالأمور المفضلة: إن عملية تنظيم الوقت تُمكّنك من فعل الأمور التي تحبها وإيجاد الوقت الكافي لذلك، مثل؛ قضاء الوقت مع الأصدقاء، أو تعلم لغة جديدة.[٦]
- تجنب الوقوع في المشكلات وارتكاب الأخطاء: إذ يُساعد تنظيم الوقت من خلال وضع الخطط اللازمة للقيام بالمهام اليومية في التقليل من احتمالية التأخر عن موعد معين، أو نسيان جزئية معينة، وبالتالي تجنب الوقوع بالأخطاء والمشكلات التي من شأنها أن تعكر صفو حياتك.[٧]
- تحسين سمعتك أمام الآخرين: من خلال تنظيم الوقت وإنجاز المهام في موعدها المحدد، ستصبح أكثر مصداقية أمام الآخرين، وجديراً بثقتهم.[٧]
- التنبؤ بالمستقبل بشكل أفضل: حيث يتمتّع الأفراد الذين يقومون بتنظيم وقتهم وإعداد الخطط اللازمة بكونهم أكثر قدرةً على توقع الإنجازات التي سيقومون بها في المستقبل.[٨]
الأسباب التي تدفعك لتنظيم وقتك في العمل
من المهم تنظيم الوقت في جوانب الحياة المختلفة، وبالأخص في الحياة العملية لما لذلك من فوائد عديدة، ومن الأسباب التي تدفعك لتنظيم وقتك في العمل ما يلي:[١]
- إنجاز المهام في الوقت المحدد دون تأخير: من السهل التأخر عن مواعيد تسليم العمل في حال لم يكن هناك تنظيم للوقت، لذا من المهم وضع الخطط وتقسيم الأعمال على فترات؛ لضمان إنجازها في الوقت المحدّد ودون تأخير.
- التسهيل من عملية التركيز على المهام: وذلك بسبب الالتزام بخطة معينة وتخصيص فترة من الزمن لكل مهمة خلال اليوم، فيصبح من السهل عليك التركيز على إنجاز هذه المهام،[١] ومن جهة أخرى يساعد تنظيم الوقت الجهات الإدارية على منح جميع الموظفين المدة الزمنية نفسها لإنجاز مهمة معينة ومحاسبة المُقصّرين.[٩]
- تجنب العقوبات المالية: يُساهم تنظيم الوقت في تجنب التأخير عن دفع الأمور المالية والضرائب المتعلقة بالعمل، وبالتالي عدم دفع مبالغ إضافية بسبب هذا التأخير.
- تطوير الأداء الوظيفي والتقدم في العمل: من المهم امتلاك القدرة على تنظيم الوقت في العمل، إذ إنّ ذلك سيساعدك على زيادة الإنتاجية، وبالتالي إيجاد الوقت الكافي لتطوير نوعية العمل وتعلُّم مهارات جديدة، وهذا من شأنه أن يزيد فرص التّرقية والتقدّم الوظيفيّ.[٩]
بعض الأساليب التي تساعدك على تنظيم وقتك
بعد الحديث عن أهمية تنظيم الوقت، سيتم توضيح بعض الأساليب التي يمكن اتّباعها لتنظيم الوقت وهي كالآتي:[١٠]
- ضع قائمة بالمهام اليومية ورتبها حسب الأهمية: بحيث يتم تقسيم هذه القائمة إلى عدة فئات حسب الأولوية، فمثلاً فئة المهام المستعجلة؛ التي تمثل المهام ذات الأولوية القصوى، والتي يجب إنجازها قبل نهاية اليوم، وفئة المهام ذات الأهمية، وفي هذه الفئة تكون المهام ضرورية، ولكنها غير مُستعجلة، وفئة المهام الأقلّ أهمية، وتشمل المهام ذات الأولوية الأقل والقابلة للتأجيل عند الضرورة.
- اتبع جدولاً زمنيّاً محدّداً للاستيقاظ والنوم: إذ إنّ عملية تنظيم النوم والاستيقاظ من الأمور الأساسية في تنظيم الوقت، بحيث تُمَّكنك من استغلال اليوم من البداية، وتُساعد على أن يعتاد جسمك على النوم متعباً والاستيقاظ بكامل نشاطه.[١٠]
- استعن ببعض تطبيقات الهاتف: التي تساعد على تنظيم الوقت، والمتوفرة على أجهزة الأندرويد والآي أو إس (ios)، مثل تطبيق (Remember The Milk)، وهو تطبيق يساعد على إدارة المهام وتنظيمها، كما يتيح إمكانية مشاركة المهام والقوائم مع الآخرين، ما يجعله تطبيقاً فعالاً، خاصة من يعملون ضمن مجموعاتٍ أو أفرقة، ومن التطبيقات التي تفيد في تنظيم الوقت تطبيق (Evernote)، الذي يتيح إنشاء القوائم، وإضافة الملفات الصوتية أو النصية، ومشاركتها مع الآخرين.[١١]
نصائح تساعدك على تنظيم الوقت
في الآتي عرض لبعض النصائح التي ستساعدك على الحفاظ على وقتك، وتجنب ضياعه:[١٠]
- استغل كافة أوقات الفراغ المُمكنة: أي تخصيص بعض المهام للقيام بها أثناء ركوب الحافلة مثلاً، أو في طريق الذهاب إلى المدرسة أو العمل، أو حتى أثناء الوقوف في طابور المتجر، وغيرها.
- تجنب القيام بمهام متعدّدة في الوقت نفسه: على عكس ما يعتقده معظم الأشخاص، إذ إنّ القيام بأكثر من مهمة في الوقت نفسه يُقلّل من إنتاجية الفرد، ويستغرق وقتاً أكبر؛ وذلك لصعوبة التركيز الكامل على مهمة واحدة من هذه المهام، لذا من الأفضل القيام بالمهام بشكلٍ منفردٍ، وذلك لإعطاء كل مهمة الانتباه والتركيز اللازمين لإنجازها في أسرع وقت.
- خصص بعض الوقت من إجازة نهاية الأسبوع: وذلك لأداء المهام البسيطة، حيث يُمكن استغلال فترة الإجازة في القيام ببعض المهام البسيطة والتي تراكمت خلال الأسبوع، ولكن احرص في ذات الوقت على قضاء الأوقات المُمتعة مع أصدقائك والحصول على الراحة والاسترخاء.[١٠]
- حافظ على التنظيم والترتيب: وابتعد عن العشوائية التي تؤدي إلى ضياع الوقت، وحاول الاعتياد على استخدام الأدوات التي تساعد على تنظيم الوقت، مثل: التقويم، والمفكرة، والمُخططات.[١٢]
- قم بتثبيت ساعة حائط كبيرة في مكتبك لتُبقى على اطّلاع بالوقت.[١٣]
- توقّف عن السّعي خلف المثالية واعطِ المجال لحصول بعض الأخطاء.[١٣]
- استعن بمساعدة الآخرين واطلب مساعدتهم لإنجاز بعض المهام الصغيرة.[١٣]
- خصص وقتاً للراحة بين المهام؛ بحدود 5-10 دقائق أو بحسب ما يتوافق مع جدولك.[١٣]
المراجع
- ^ أ ب ت "The importance of time management", clockify, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ↑ "Time Management Skills ", skillsyouneed, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ^ أ ب ت "The Top 10 Benefits of Time Management", lucemiconsulting, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ↑ "What Is Time Management?", mindtools, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ↑ "Your Essential Guide to Effective Time Management", hubstaff, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ^ أ ب ت "The Importance of Time Management: 8 Ways It Matters", lifehack, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ^ أ ب "The Top 10 Life Benefits of Time Management", timemanagementninja, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ↑ "Benefits of Time Management", managementstudyguide, Retrieved 25/1/2021. Edited.
- ^ أ ب "Why is Time Management Important at Work?", zandax, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ^ أ ب ت ث "How to Manage Your Time", wikihow, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ↑ "18 Best Time Management Apps and Tools (2020 Updated)", lifehack, Retrieved 10/1/2021. Edited.
- ↑ "Time Management - Meaning and its Importance", managementstudyguide, Retrieved 2020-11-15. Edited.
- ^ أ ب ت ث "20 Time Management Tips to Super Boost Your Productivity", lifehack, Retrieved 25/1/2021. Edited.
