كيف أخطط ليومي؟ خطط واقعية لحياة منظمة

هل تتساءل عن سبب نجاح البعض في إنجاز العديد من المهام بنجاح خلال يومهم، بينما يفشل آخرون بذلك؟ يمكن الإجابة عن ذلك السؤال بأنّ الأشخاص الناجحين لديهم القدرة على إدارة وقتهم والتخطيط ليومهم، فالتخطيط اليومي يُعدُّ من الأمور المهمة التي يجب الاعتياد عليها، فذلك يساعدك على الاستفادة من كامل وقتك وإدارته بشكلٍ أكثر كفاءة، وذلك من خلال تحديد أهداف واضحة والسعي إلى إنجازها، مع إمكانية التعديل عليها عند الحاجة بسهولة، فتكون على اطلاع بالمهام التي يجب إنجازها بمجرد استيقاظك من النوم، وما عليك إلّا البدء بإنجاز ما هو مخطط له،^[١] وسيتم عرض خطة مفصّلة ضمن المقال بحيث تساعدك على التخطيط ليومك واستغلاله بالشكل الأمثل.

خطّط ليومك في الليلة السابقة

من المهم أن تخطط ليومك في الليلة السابقة، فذلك سيحفّز ذهنك، ويجعله مستعداً عند الاستيقاظ، وستصبح أكثر تركيزاً على عملك فأنت تعرف تماماً الأهداف التي تسعى لتحقيقها، وبماذا ستبدأ،^[٢][٣] وسيساعدك ذلك أيضاً على تجنّب إضاعة الوقت الذي قد تقضيه صباحاً في التفكير بالأمور التي عليك إنجازها خلال اليوم، وستكون أقلّ توتراً وإرهاقاً، وتشتيتاً، ويشمل التخطيط أيضاً تسجيل أهم الملاحظات، وتحضير المواد والأدوات التي قد تستخدمها في اليوم التالي، كتجهيز حقيبة الصالة الرياضية عند التخطيط للذهاب للصالة، أو تجهيز ملابس العمل، حيث يمكنك إنجازها بوقتٍ قصيرٍ مساءً بدلاً من تعريض نفسك للضغط في الصباح بسبب قلّة الوقت.^[٣]

اختر الأدوات اللازمة للتخطيط

اختر الأدوات اللازمة للتخطيط، فهي تساعدك في إدارة وقتك وتنظيمه، وتشمل الأدوات نوعين، هما: التقويم، بهدف تحديد المواعيد والتواريخ للمهمات، وقائمة المهام أيضاً، بحيث يتم تسجيل المهمات والأهداف التي يرغب الشخص بإنجازها، ويمكن أن تتوفر تلك الأدوات بشكلٍ ورقي كأن يتمّ تسجيل المهام ومواعيد إنجازها على دفترٍ خاص، أو إلكترونيّ بحيث تستخدم تطبيقات مخصصة على الهاتف، مثل تقويم جوجل (Google Calendar).^[٤]

نظّم المهام

يمكنك استخدام الأقلام الملونة أو أقلام التحديد لتنظيم مهامك وتنسيقها، حيث إنّ تمييز كلِّ مهمة بلونٍ محدد يساعدك على ترتيبها وفقاً لأهميتها، فمثلاً تستطيع تمييز المهام المتعلّقة بالمنزل باللون الأحمر، والمهام المتعلّقة بالعمل أو المدرسة باللون الأزرق، والمهام المتعلّقة بالأنشطة الأخرى باللون الأخضر، فذلك يزوّدك بتصوّر حول كمية الوقت المخصص لكلّ نشاط، ويساعدك على أن توازن بين المهمات، فمثلاً عندما تلاحظ أنّ كلاً من اللون الأحمر والأزرق هما الغالبان، وأنّ واللون الأخضر الذي يدل على ممارسة الأنشطة الأخرى يظهر بكمية قليلة، فستكتشف أنّك بحاجة إلى تخصيص مزيد من الوقت لممارسة الأنشطة الممتعة بالنسبة إليك.^[٥]

رتّب الأولويات

من المهم ترتيب المهمّات حسب أولويتها، ويمكنك ترتيبها حسب مصفوفة يومية تشمل جميع المهمات المراد إنجازها خلال اليوم، مرتبة حسب درجة أهميتها، ومن المهمة العاجلة إلى المهمة غير العاجلة، كالتالي: في الفئة الأولى تحدّد المهمات المهمة والمستعجلة؛ وهي تشمل الهدف الرئيسي لليوم وهو أهم هدف بالنسبة لك، والذي لن تشعر بالراحة إلّا إذا أنجزته، حتى لو تم إنجاز باقي المهام، مثل إنجاز مهمة طلبها منك المدير المباشر، وينتظر النتائج منك، أمّا الفئة الثانية، فيمكن وضع المهمات المهمة وغير العاجلة؛ وهي تشمل المهمات التي يجب عليك إنجازها قبل انتهاء اليوم دون تحديد موعد محدد تماماً، مثل: ممارسة الرياضة أو الاهتمام بالممارسات الصحية، أمّا الفئة الثالثة، فتشمل المهمات المستعجلة وغير المهمة، وهي تشمل المهمات التي يجب إنجازها، ولكنها غير مهمة، مثل: الرد على بعض المكالمات الهاتفية، والقيام بالزيارات الاجتماعية، أمّا الفئة الأخيرة، فيمكن وضع المهمات غير المستعجلة وغير المهمة، وهي تشمل المهمات التي ترغب في إنجازها، لكن ليس شرطاً أن يتم إنجازها في نفس اليوم، ويمكن تأجيلها إلى حين إيجاد وقتٍ لها، مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعيّ.^[٦]

حدّد وقتاً لكل مهمة

حدّد الوقت الذي يستغرقه إنجاز كلِّ مهمة، واحرص على أن يتم تقدير وقت فعليّ ومناسب لإنجاز كلٍّ منها، فلا تبالغ في الوقت اللازم لإنجاز مهمة معينة، وفي نفس الوقت لا تقلّل منه، فذلك سيؤثر على إنجاز باقي المهام، وستضطر للضغط على نفسك لإنجازها، أو قد تنجز كامل المهام بسرعة، وسيبقى وقت دون تخطيط، ويمكنك التدرّب على تحديد وقت واقعي من خلال مراقبة الوقت الذي تبذله لإنجاز كلِّ مهمة خلال أسبوع، وبعدها يمكنك تحديد الوقت المناسب والكافي لكلّ مهمة.^[٥][٧]

اترك مساحة خالية في جدولك

من الجيد ترك بعض الأوقات فارغة دون تخطيط أحياناً، إذ إنّ الصرامة في التخطيط قد تحبط الشخص بسبب قلقه من التأخر عن أداء كامل المهمات المخطط لها، كما أنّه قد يكون من الصعب أحياناً تقدير الوقت المخصص لكلِّ مهمة بشكلٍ مثالي، ويمكن تلافي ذلك من خلال إضافة 15-30 دقيقة بعد إنجاز بعض المهمات المتعلقة بالاجتماعات من أجل توضيح بعض الأسئلة أو الملاحظات، فحتى لو تأخر الاجتماع، فلن يؤثر ذلك على جدولك الزمني، كما يمكنك وضع استراحة من 5-10 دقائق بين كلِّ مهمة وأخرى، مخصصة مثلاً لتراجع البريد الإلكتروني أو لتناول وجبة صحية خفيفة، كما واحرص على توفير وقت فارغ في الصباح، وخلال الساعة الأخيرة من اليوم، كي تتمكّن من التحقق من أداء كامل المهمات في الجدول، وإنهاء الأمور على أكمل وجه.^[٣]

تابع تقدمك

من المهم متابعة إنجازك للمهمات أولاً بأول، وتأكّد من وضع علامة عند الانتهاء من إنجاز كلِّ مهمة في الجدول، فذلك يساعدك على متابعة المهمات التي تم إنجازها والمهمات التي لم تنجز بعد، كما أنّ ذلك سيزيد إحساسك بالإنجاز من خلال رؤية المزيد من المهمات المنجَزة بنجاح.^[٦]

نصائح تفيدك في التخطيط ليومك

فيما يلي بعض النصائح التي تفيدك في التخطيط ليومك:^[٨]

• ابدأ يومك بممارسة بعض التمارين الرياضية، كالقفز وتمارين الضغط وغيرها من التمارين التي ترغب بممارستها بمعدل 15 دقيقة على الأقل.
• اتّبع نظاماً غذائياً صحيّاً، واهتم بتناول وجبة إفطار صحية قبل الذهاب للعمل أو المدرسة.
• حدّد وقتاً مناسباً للاسترخاء بالقيام بشيء مختلف، كقراءة كتاب قبل النوم، أو قضاء بعض الوقت مع الأصدقاء.
• حدّد الأوقات التي تلاحظ أنك أكثر إنتاجية خلالها، وتتمتع بأعلى مستوى من الطاقة، وضع المهام الرئيسية ضمن تلك الفترة.^[٧]
• تجنّب تعدّد المهام، أي لا تضع مهمتين معاً في نفس الوقت.^[٧]
• راجع جدولك مساءً وصباحاً للاستعداد للمهام المطلوبة.^[٥]
• لا بأس من أن تستخدم هاتفك لتتذكّر المواعيد المهمة جداً.^[٥]