لطالما سمعنا عن عوامل النجاح عند إنشاء المشاريع، والتي تساعد على إعطاء أصحاب المشاريع التصور العميق لأساسيات بناء الفريق والمنظومة وتحقيق الأهداف المرجوة، ويتم تقييم هذه العوامل بناءً على أسس تنظيمية وزمنية يجب التقيد بها، حيث يتم وضعها على اعتبارات علمية لا يمكن تهميشها، وقد يؤدي التجاهل لأحد هذه المعايير إلى فشل المشروع والتخلي عن الأهداف مع الوقت.
أربعة عوامل تؤدي إلى نجاح المشاريع
للوصول إلى المشروع الناجح يجب التقيد بالعوامل الآتية:
التخطيط الناجح
يسهم التخطيط السليم في تجنب الأحداث غير المتوقعة أو المحسوبة، ويعطي معلومات تفصيلية عن سير المشروع والتكاليف والجدول الزمني للأعمال، كما يساعد في تحقيق الأهداف بالوقت والجهد اللّازمين، ويجب أن يشمل التخطيط الناجح جميع الجوانب المادية من تكاليف ومصاريف مالية وتشغيلية، بالإضافة إلى تقدير حالة الفريق وجاهزية أعضائه لإتمام الأعمال وبالوقت اللازم، هذا ويشار إلى ضرورة مشاركة عمليات التخطيط مع جميع أعضاء الفريق والإدارة وأصحاب المشروع، وبذلك يعتبر التخطيط الناجح من الأسباب الرئيسية في نجاح المشاريع.[١]
التواصل المستمر
يجب أن يتمتع الفريق وإدارة المشروع بمهارات التواصل المتعددة، حيث يحدث في معظم المشاريع تغيرات يومية ومشاكل تتطلب تدخلاً من الإدارة المسؤولة عن الاستماع للشكاوى والمشاكل التي يتعرض لها الأعضاء بشكل متكرر وتقديم الحلول المناسبة لها، وهذا يزيد من فعالية الفريق، ويرفع مستويات الأداء الجماعي، كما ويلعب التواصل الفعال دوراً مهماً في تحضير الأهداف اليومية والأسبوعية وإنجاز الأعمال المطلوبة من غير تقصير أو تأخير.[١]
إدارة المخاطر
يتعامل المشروع الناجح مع المخاطر على أنها جزء من منظومة المشروع، وبالتالي يجب أن يكون لدى المشاريع إدارة للمخاطر المحتملة يستلمها أصحاب الكفاءات والخبرات لوضع الحلول والخطط في الحالات الطارئة وغير المتوقعة، للعودة بالمشروع إلى الطريق الصحيح.[٢]
مراعاة الاختصاص
يرتبط نجاح المشروع بمراعاة الكفاءة العلمية والمهارات المتنوعة، ويكون ذلك بتقييم الكفاءات والخبرات العملية وتوثيقها وإجراء الاختبارات على أعضاء الفريق لكشف مواطن القوة، وتقديم الدورات العملية بشكل مستمر ومتكرر، الأمر الذي يزيد من معدلات الإنتاج وتحقيق الأهداف المنصوص عليها بحرفية عالية.[٢]
كيف تحدد عوامل نجاح المشاريع؟
يتم تحديد عوامل النجاح من خلال الأمور التالية:
- تحديد جميع الأهداف: ويتم ذلك من خلال عنونة الأهداف الرئيسية والفرعية، ومعرفة الخطوات المطلوبة للوصول إليه، ويتعلق نجاح المشروع بالأهداف التي تم إنجازها، ويمكن أن تختلف مع اختلاف أصحاب المشاريع.[٣]
- ترتيب الأولويات للأهداف: يجب وضع الأسس الصحيحة لاختيار الأولويات بناءً على المصلحة والأفضلية، ويكون ترتيب الأولويات على أساس العرض والطلب، بالإضافة إلى ترتيب الأهداف من الأقرب إلى الأبعد زمنيًا، وهذا من شأنه أن يزيد من الإنتاجية العامة في المشروع.[٣]
- استراتيجيات تحقيق الأهداف: يجب التأكد من قدرة الأعضاء والميزانية وأساسيات المشروع على تحمل الأهداف المرتقبة، لذلك يتم وضع مخطط يبين المستلزمات المتعددة لتحقيق الهدف المطلوب.[٣]
- المشاركة في تحديد الأهداف: إذ يجب أن يجتمع أعضاء المشروع، ويتفقوا على آلية التنفيذ والأهداف المنصوص عليها بشكل مشترك، لذلك يجب تعزيز لغة الحوار المتبادلة بين الأعضاء والجانب الإداري.[٣]
- التوثيق: يجب تدوين جميع متطلبات المشروع والأهداف وصياغة أهم الأحداث الزمنية والعقبات المتعددة في سجلات محفوظة، لتحسين نوعية مخرجات العمل في المرات المقبلة، وهذا يساعد في وضع حجر الأساس لتطوير الأعمال مع الوقت وزيادة الحرفية والمهارة في تنفيذ أدوات المشروع المتنوعة في المستقبل.[٣]
أمثلة على عوامل النجاح للمشاريع
ونستعرض أهم الأمثلة للمشاريع الناجحة على النحو الآتي:[٤]
- المطاعم والكافيهات: ويتم ذلك من خلال متابعة آراء العملاء والتأكد من جودة المنتجات بشكل متكرر، ورفع مستوى الخدمة في المطعم.
- المبيعات بالجملة: ويتم ذلك بزيادة العلاقات مع العملاء والشركات الأخرى، ومتابعة آراء العملاء بالخدمات المُقدمة.
- المكتب الهندسي: من خلال التصاميم وكفاءة الإنتاج والحرفية في العمل بالإضافة إلى تقديم خدمات فعّالة وعصرية وتتناسب مع طلب العملاء.
- التسويق الإلكتروني: وذلك بالتأكد من جودة وصلاحية المنتجات وزيادة سرعة التسليم وتوطيد العلاقات المتبادلة مع العملاء.
- التصنيع والإنتاج: ويتم ذلك من خلال التأكد من معايير المنتج ومطابقة المعاييروتقديم الجودة العالية والتكلفة المنخفضة.
- التعليم: ويتم ذلك من خلال تقديم أحدث الوسائل لإيصال المعلومة واستخدام أساليب علمية داخل الغرف الصفية.
علامات المشاريع الناجحة
تظهر علامات نجاح المشروع مع انتهاء المشروع من خلال القدرة على تسليم الأعمال في وقت زمنيّ قياسيّ محدّد، مع الالتزام بالميزانية المالية التي حُددت مع بداية المشروع، واكتساب أفراد المشروع القدرات اللازمة للتعامل مع أي حادث طارئ أثناء التنفيذ، كما يظهر ذلك من خلال جودة المخرجات ورغبة العميل باستمرار الطلب، ومن هنا تعتبر علامات النجاح مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بالتخطيط والانضباط والتحفيز المستمر.[٥]
تذكّر
إن الالتزام بعوامل نجاح المشاريع يسهم في تقليل الأخطاء، ويرفع مستويات التقدم الممكنة، كما يفتح الطريق لتعلم كل ما هو جديد في إدارة المشاريع وتطويرها مع الوقت، هذا فضلاً عن كونه يرتبط بكيفية الاستفادة من مواطن القوة لتدعيم الضعف في المشروع.
المراجع
- ^ أ ب "five-factors-that-lead-to-successful-projects", management, Retrieved 16/2/2021. Edited.
- ^ أ ب "most-important-factors-for-project-success", invensislearning, 11/5/2015, Retrieved 16/2/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ث ج "project-success-factors", lucidchart, Retrieved 16/2/2021. Edited.
- ↑ "Critical Success Factors: Benefits and Examples", indeed, 5/2/2021, Retrieved 16/2/2021. Edited.
- ↑ Lucidchart Content Team, "project-success-factors", lucidchart, Retrieved 16/2/2021. Edited.
