ما هي إدارة المشاريع؟ مع توضيح مراحلها وأنواعها

عند التّطرق إلى مفهوم إدارة المشاريع فيمكن القول إنها علمٌ مستقل يجب فهم أساسياته والمراحل التي يسير بها والطرق المثلى في الإدارة وأنواعها، ومن هنا نتعرف على أهم العناوين المرتبطة بفهم إدارة المشاريع وآلية عملها وأهميتها في المشروع، وحجم الدعم المطلوب منها في إتمام العمل والحصول على المخرجات المتمثلة بالأهداف النهائية للمشروع، لأنها ركن أساسي من متطلبات المشاريع وجزء لا يتجزأ من أسباب النجاح.

ما هي إدارة المشاريع؟ وما أهميتها؟

يتم تعريف إدارة المشاريع على أنها مجموعة اعتبارات وضوابط تهدف للوصول إلى نتائج مبشّرة وأهداف متميزة، ويرتبط ذلك بالتخطيط والتنظيم لأدوات المشروع والموارد البشرية والمالية المتاحة، ويتمثل نجاح الإدارة بالقدرة على التخطيط والمراقبة والمتابعة والقدرة على التواصل المستمر مع الفريق، والنظر إلى الحاجات الأساسية داخل الموقع وكيفية التعامل معها، كما تساعد الإدارة الناجحة في التركيز على الأهداف المنصوص عليها وكيفية تحقيقها، والتأكد بأن المشروع يسير بالاتجاه الصحيح نحو تحقيق الأهداف المتعددة، وينطوي عليه توظيف المهارات البشرية في المواقع الصحيحة والاستفادة من الخبرات المتعددة في إنجاح المشروع ووضع الجدول الزمني المتوقع بشكل مشترك ما بين الإدارة والأعضاء.^[١]

ما هي المراحل الخمس في إدارة المشاريع؟

يعتمد أي مشروع على مجموعة من الخطوات، وهي على النحو الآتي:^[٢]

• المرحلة الأولى: بدء المشروع: وتحتوي هذه المرحلة على الارتباطات المتعلقة بالميزانية والأهداف ودراسة الجدوى من المشروع وتحديد الأدوات التنظيمية، والمستلزمات البشرية والمالية والموقع وآلية التطبيق، ووضع الرؤية الخاصة بأصحاب المشروع وماهية الأحداث المتوقعة، ويجب أن يتّفق عليها أصحاب المشروع والمدراء والمنفّذين.^[٢]
• المرحلة الثانية: التخطيط للمشروع: وهنا يجب أن توضع الخارطة التي سيتم اتباعها أثناء سير عمل المشروع، بحيث تكون مقيّدة بزمن محدد لتحديد الأولويات والوقت اللازمين، ويجب أن يلتزم بها جميع الأفراد المشاركين في المشروع.^[٢]
• المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع: وهي الجزء العملي من المشروع والمباشر في الإجراءات المتعلقة بالتصميم أو التصنيع أو أيًا كانت ماهية المشروع، وهذا الجزء يحتاج إلى التركيز الكامل من الإدارة ومتابعة المجريات بشكل دقيق.^[٢]
• المرحلة الرابعة: قياس أداء المشروع: وهي المرحلة الأهم في صعيد البناء للمشروع واستمرارية عمله، وتتمثل بالمراقبة والمتابعة والنظر إلى المخططات ومقارنتها مع المخرجات المبدئية والتأكد بأنها تسير بالشكل الصحيح، ويجب التعامل مع المشاكل الطارئة وإيجاد الحلول اللازمة مباشرة لتجنب تفاقمها.^[٢]
• المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع: وهي المرحلة الأخيرة في مجريات المشروع وتتمثل بإغلاق المشروع والانتهاء من الارتباطات المالية، والتأكد من إرضاء جميع أطراف المشروع من العملاء والكوادر البشرية وغيرها من الأمور.^[٢]

ما هي أنواع إدارة المشاريع؟

تختلف إدارة المشاريع على اختلاف آلية التنفيذ والأهداف المتوقعة، ومن أهم هذه الأنواع نذكر منها:^[٣]

• إدارة المشروع وفقاً لمنجية الشلال (Waterfall): وهي من أقدم الطرق المستخدمة في إدارة المشاريع، يعمل هذا النوع من الإدارة على بناء الأهداف الجديدة على المخرجات الأولية، وهو مفيد للمشاريع التي لا يمكن التنبؤ بأهدافها الأساسية بشكل دقيق، لذلك يتم مراقبة سير العمل ويتم تحديد الرؤية الجديدة بشكل متكرر على مدار عمل المشروع، ولكن تتمثل سلبيته في احتمالية توقف المشروع لعدم التخطيط الدقيق.
• إدارة المشروع وفقاً لمنهجية أجايل (Agile): ويعمل هذا النوع على الإدارة السريعة والمنطلقة على مبدأ التنفيذ المباشر، الأمر الذي قد يخلق العديد من الأخطاء والصعوبات ولكن يستخدمه بعض أصحاب المشاريع التي تحتاج إلى التنفيذ بأقصر مدةٍ زمنيةٍ ممكنةٍ.
• إدارة المشروع وفقاً لمنجية سكرم (Scrum): وهو من الأنواع المتميزة والمنتشرة بكثرة في المشاريع الصغيرة، بحيث يقوم الفريق بتنظيم العمل بشكلٍ ذاتي وفقًا لمتطلبات العمل، فهو المسؤول عن وضع المهام وتنفيذها على مراحل متعاقبة متسلسلة، وغالباً لا تتجاوز مدة تنفيذ المشروع وفقاً لهذه المنهجية الشهر.
• إدارة المشروع وفقاً لمنهجية كانبان (Kanban): وهنا يهتمّ هذا النوع بالمهام المرتبطة بالمشروع وكيفية تنظيمها بعيدًا عن الفترة الزمنية المطلوبة، وهو من الأنواع المتميزة للمشاريع التي تحتوي على منتجات للبيع بحيث يتم وضع الخطط التنظيمية لزيادة المنتجات وبالتالي ضمان الأرباح.
• إدارة المشروع وفقاً لمنجية لين (Lean): يهتم هذا النوع من أنواع إدارة المشاريع في المخرجات ورأي العملاء ويقيس الرغبات والتطلعات المتوقعة من العميل ويترجمها إلى واقع من حيث الرغبة في الحصول على المنتج مع تحديد الفترة الزمنية، وحجم الإنتاج وغيرها من الأمور التي يهتم لها العميل.
• إدارة المشروع وفقاً لمنهجية 6 سيجما (Six Sigma): ويهتم هذا النوع بالجودة المتوقعة للمخرجات، وهو الأمر الذي يهتم به العميل، ويلجأ أصحاب المشاريع إلى هذا النوع في حالات قياس جودة المنتجات وإعادة تطويرها بما يتناسب مع رغبات العميل، فهو أسلوب مرن ويمتلك الأدوات اللازمة للتعديل المستمر.
• إدارة المشروع وفقاً لمنهجية برينس 2 (PRINCE2): يركّز هذا النوع على كفاءة المخرجات وتقليل المخاطر المحتملة، يعمل من خلال التخطيط المسبق والتقيد بالإعدادات المطلوبة ومخطط التنفيذ للتأكد من عدم الحصول على مخرجات غير مناسبة، ويتم تقسيم المشروع إلى خطوات مدروسة، ويعمل هذا النوع بكفاءة مع الأقسام المتخصصة في الحكومات مثلًا أو المشاريع الطبية وغيرها من المشاريع التي تتطلّب الدقة.