كيفية تنظيم الوقت، وما الأدوات المساعدة على ذلك؟

هل شعرتَ يومًا أنّك في سباقٍ دائمٍ مع الزمن؟

هل أنت مرهق، وتفكّر كيف ستتمكن من إنجاز كل المهام المتراكمة؟

هل تعبتَ من الطريقة التي تقضي بها وقتك؟

إذا راودتكَ هذه الأفكار والمشاعر فلا تقلق، إذ باستطاعتك التعامل بكفاءة مع وقتك، وإدارته، والاستمتاع بلحظاته، وفي هذا المقال طرق تساعدكَ في إعداد جدولٍ زمنيٍ لمهامكَ، وبعض النصائح حول كيفيةتنظيم الوقت وإدارته.^[١]

كيفية تنظيم الوقت

من المهم إعداد جدول زمني للمهام للسيطرة على الوقت وتنظيمه، والخطوات الآتية ستساعدكَ في ذلك:

• تحديد الأهداف: حتى تحصلَ على أفضل تخطيط وتركيز لا بدّ من أن تعرف إلى أين تتّجه وما هي أهدافك، وأولوياتك في الحياة، وما تريد تحقيقه على الصعيدين المهنيّ والشخصيّ، كأن تخطط لزيادة دخلك، أو الانتقال إلى بيت جديد، أو تعلم لغة جديدة، أو السفر إلى بلد جديد، إذ عندها ستحصل على توجيه داخليّ أفضل لتنظيم وقتك.^[٢]
• تحديد أولويات: يمكنكَ ترتيب المهام وإنجازها حسب الترتيب الآتي: عاجلة ومهمة، وليست عاجلة ومهمة، عاجلة ولكن غير مهمة، ليست عاجلة ولا مهمة، إذ إنّ ذلك سيؤثّر إيجاباً على طريقة عملك وإنجازك، وقدرتك على تسليم المهام في موعدها المحدد.^[٣]
• إعداد قائمة بالمهام والأنشطة: يُنصَح بالاستعداد لليوم التّالي في المساء أو الليلة السابقة، كأن تخطط مثلًا لإنجاز عملك، ثم زيارة صديق، ثم الجلوس مع العائلة، وممارسة بعض التمارين الرياضية، إذ بذلك ستستيقظ حاملًا تصوّرًا أوضح عن يومك، وستكون إنتاجيتك أعلى.^[٤][٥]
• جدولة الوقت: ويُقصَد بذلك تحديد الأوقات التي تحتاجها لإنجاز المهام اليومية، أو الأسبوعية، أو الشهرية، حيث سيعطيكَ ذلك شعورًا بأنك مسؤول عن حياتك، ويحسّن من شعورك بالقوة واحترام الذات.^[٤]
• الابتعاد عن المشتتات: للاستمرار في تنفيذ خطتك، وتحقيق الأهداف التي كتبتها لا بد من الابتعاد عن المشتتات، مثل إشعارات وسائل التواصل الاجتماعية، أو حتى التواجد في بيئة مزعجة، ويمكنك السيطرة على ذلك فقط بمعرفة سبب التشتيت والابتعاد عنه.^[٦]

أدوات تساعد على تنظيم الوقت

إليك بعض الأدوات التي ستساعدكَ في تنظيم وقتكَ:^[٧]

• التقويم: يسهم استخدام التقويم في إلقاء نظرة شاملة على الأسابيع القليلة القادمة، ويمكّنك من تنظيم وقتك بتحديد الأشياء المهمة، كالمهام المطلوب إنجازها في العمل، والمهام الاجتماعية الأخرى كالجلوس مع الأسرة، أو ممارسة بعض الهوايات.
• إدارة المهام: تساعد بعض التطبيقات على إدارة المهام، وإلقاء نظرة على الواجبات التي يجب القيام بها، وتحديد الأولويات، ومن التطبيقات الجيدة في ذلك: todoist، Trello، Wunderlist.
• تطبيق متتبع الوقت: إن متتبع الوقت سيساعدك على تحليل كيفية قضاء وقتك، ويدفعك لتكون أكثر إنتاجية، ولكن يجب عليك قبل ذلك إدخال طريقتك التي تقضي بها وقتك، ومن أشهر التطبيقات التي يمكن استخدامها في ذلك: Harvest, Toggl,Tick,Timely.
• تطبيقات تدوين الملاحظات: تساعدك هذه التطبيقات في التفكير في عملك، وكيفية تحسينه، وتتوفر عادة هذه التطبيقات بعدة قوالب يمكنكَ استخدامها، ومنها: Ever note, Notion, One Note, Drop box paper.

نصائح لتنظيم الوقت

وفيما يلي مجموعة من النصائح لتنظيم الوقت يمكنكَ أن تطبّقها:

• تعلّم أن تقول لا: قد توافق على أداء بعض المهام بدافع الخجل من الآخرين فقط، الأمر الذي قد يضعك تحت الضغط، ويستنزف وقتك بغير فائدة، لذا ففي مثل هذه الحال ينبغي تعلم كيفية الرفض، وقول (لا) بطريقة مهذّبة دون تجريح بأحد.^[٨]
• استرح بين كل مهمة وأخرى: يفضل أخذ استراحة بين المهمة والأخرى، كأن تذهب في نزهة قصيرة، أو تمارس تمارين التنفس العميق، إذ إن ذلك سيساعدك على المحافظة على تركيزك، وإنعاش ذهنك.^[٨]
• لا تعدّد مهامك: ينصح الباحثون بالتركيز على مهمة واحدة إلى حين الانتهاء منها، إذ من الصعب القيام بمجموعة من المهام في وقت واحد مع الحفاظ على جودة وكفاءة عالية.^[٩]
• ركّز على النتائج: إنّ قضاء وقت طويل أو الانشغال لوقت طويل في مهمة ما لا يعني بالضرورة أنك تدير وقتك بشكل جيد، أو أن النتائج التي ستحصل عليها ستكون جيدة، إذ إنّ الإدارة الجيدة للوقت تعني التركيز على إنجاز مهمة معينة في وقت محدد وبنتيجة جيدة.^[٢]
• نَم جيدًا: من المهم الحصول على ساعات نوم كافية يوميًا، علماً أنّ معدل النوم الطبيعيّ للإنسان البالغ يتراوح ما بين 7-9 ساعات، وعليه فالأشخاص الذين لا يحصلون على كفايتهم من النوم قد يتطلب منهم إنجاز مهمة ما وقتاً أطول من غيرهم، بسبب تشتت انتباههم، وقلة تركيزهم، الأمر الذي يسبب ضياع أوقاتهم في غير فائدة.^[٩]
• ابدأ بالإنجاز ولا تنتظر الإلهام: لا تنتظر وجود البيئة المثالية، والظروف المثالية، والوقت المثالي حتى تبدأ في إنجاز مهامك، لا بأس من الاعتراف بالمشاعر التي تجعلك تؤجل الإنجاز، ولكن لا تدعها تتحكم بأفكارك، فقط ابدأ وسيأتي الحافز والدافع بعد ذلك.^[٩]
• لا تجعل المثالية غايتك: من المستحيل الوصول إلى الكمال في أي مهمة، لذلك افعل ما بوسعك، جرّب، وتعلّم من أخطائك.^[٩]
• كن منظّمًا : فالتنظيم ليس فقط في إدارة الوقت وإنما في البيئة التي تُنجِز فيها، إذ يمكن أن تضيع وقتك في البحث عن ورقة وسط كومة من الأوراق إذا لم تكن مرتبة في ملف محدد، أو أن تقضي وقتًا في قراءة رسائل غير مهمة عبر الإيميل، لذلك حاول أن تتخلص من كل ما يضيع وقتك، ونظّم بيئة عملك.^[١٠]