ما هي أسس إدارة الوقت؟

تعدّ إدارة الوقت تحديًا يواجهه الجميع، ولكنها مهارة يمكن تطويرها وتحسينها عبر التدريب المستمر وتبني السلوكيات الصحيحة، لذلك يوجد مجموعة من الأسس لإدارة الوقت التي تتيح لك القدرة على الالتزام وتضمن تحقيق أهدافك بكفاءة أكبر وبدون إضاعة الوقت في تفاصيل غير مهمة، وفي الآتي عرض لهذه الأسس:[١]


تحديد الأهداف والأولويات

يعدّ تحديد الأهداف والأولويات أساس إدارة الوقت، حيث يساعدك على توجيه جهودك بالاتجاه المناسب وترتيب أنشطتك ومهامك بشكل منطقي وفعّال، بغض النظر إن كانت الأهداف مرتبطة بالعمل أو الحياة الشخصية أو الصحة أو التعلم أو في أي مجال آخر، ولتحديد الأهداف يجب مراعاة خمس نقاط، هي: أن تكون محددة، وقابلة للقياس، وواقعية، وقابلة للتحقق، ومحددة بالزمن، فبدلاً من وضع هدف عام "تحسين المهارات في لغة جديدة مثلاً"، يمكن تحديد هدف محدد، بقول: "التعلم لمدة 45 دقيقة يومياً لمدة ستة شهور".[١]


أما تحديد الأولويات فيعني تخصيص وقتك وجهودك للقيام بالمهام الأكثر أهمية ثم الأقل، وعند قيامك بتطبيق هذه النقطة ستجد أنك تستطيع تنظيم وقتك بشكل أفضل وترتيب مهامك بطريقة تساهم في تحقيق نجاحك وزيادة إنتاجيتك.[١]


وضع جدول زمني

حيث يساعدك على تنظيم وترتيب أنشطتك ومهامك بشكل منهجي وفعال، وذلك يتضمن تحديد مواعيد محددة لأداء المهام والأنشطة المختلفة خلال اليوم ثم الأسبوع ثم الشهر.[١]


على سبيل المثال، قم بتقسيم يومك إلى فترات زمنية صغيرة (مربعات زمنية)، وحدد لكل فترة نشاطاً محدداً، مثلاً يمكن أن تخصص مربعًا زمنيًا للقراءة، وآخر للقيام بالمهام المنزلية، وآخر للقيام ببعض التمارين، وهكذا، ولكن احرص على ترك فترات زمنية فارغة لمواجهة المهام غير المتوقعة أو لأخذ استراحة أو للاسترخاء.[١]


اتباع مبدأ باريتو

أو ما يسمى بقاعدة 80/20، يُعبر المبدأ عن فكرة أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الجهود، فإذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من وقتك، فأنت بحاجة إلى معرفة أن 20% من أنشطتك ومهامك مهمة لدرجة أنها تساهم بنحو 80% من إجمالي نجاحك، ولتطبيق مبدأ باريتو بنجاح في إدارة الوقت يجب تحديد الأولويات والمهام، وتطوير خطة عمل ملموسة.[٢]


وفي الآتي بعض النقاط التي تساعدك على تطبيق مبدأ باريتو:[٣]

  • حدد 20% من المهام التي ستحقق 80% من النتائج المرجوة.
  • حدد ساعات النشاط وحاول أن تظل مركزًا في الساعات التي تكون فيها أكثر إنتاجية.
  • نظم وقتك بكفاءة وافصل المهم عن غير المهم.
  • قم بمراجعة وتعديل أولوياتك بانتظام بناءً على ما ينجح وما لا ينجح.
  • والأهم من ذلك، حاول التركيز على المهام ذات التأثير الأكبر.
  • وفي النهاية، ابتعد من المشتتات ومصادر الإزعاج.


التركيز على القيام بشيء واحد في كل مرة

وذلك يهدف إلى تحسين تركيزك وإنتاجيتك عن طريق تخصيص انتباهك وجهدك للقيام بمهمة واحدة في الوقت الواحد، هذا المبدأ يساعد على تجنب التشتت، ويزيد من كفاءتك، وفور الانتهاء من إنجاز مهمة محددة، قم بتقييمها وتحديد ما إذا كنت قد حققت نتائج جيدة، ثم انتقل إلى المهمة التالية.[١]


الابتعاد عن المشتتات

هو جزء أساسي من إدارة الوقت الفعّالة، حيث يهدف إلى تقليل التشتت لزيادة التركيز والإنتاجية، وفي الآتي بعض النصائح التي ستفيدك في ذلك:[١]

  • تخصيص فترات محددة لإنجاز المهام، واحرص على أن تكون ملتزمًا دون الانشغال بأشياء أخرى.
  • إيقاف التنبيهات والإشعارات على الهاتف أو الكمبيوتر أثناء أداء المهام، فهذا يساعد في تجنب التشتت.
  • جعل مكان العمل منظمًا وخاليًا من المشتتات مثل الهواتف المحمولة أو الملفات غير المهمة، فهذا سيخلق بيئة أكثر تركيزًا.
  • تجنب تأجيل المهام والقيام بها في وقتها، إذ إن التسويف يزيد من التشتت ويقلل من الإنتاجية.


ما أهمية استخدام أسس إدارة الوقت؟

يعود استخدام أسس إدارة الوقت بالعديد من الفوائد من بينها:[٤]

  • زيادة الإنتاجية: عند تنظيم وتخطيط وقتك بشكل فعّال، يمكنك تحقيق المزيد من المهام والأهداف في وقت أقل.
  • زيادة الجودة: عندما تستثمر وقتك بشكل أفضل في المهام المهمة، ستتحسن جودة العمل الذي تقوم به وستقل فرص وقوع الأخطاء.
  • تحقيق الأهداف: باستخدام أسس إدارة الوقت، يمكنك تخصيص وقتك بناءً على أهدافك وأولوياتك، مما يساعدك على العمل نحو تحقيق الأهداف بفعالية.
  • تقليل التوتر: القدرة على تخطيط وتنظيم وقتك تقلل من مصادر التوتر والقلق نتيجة عدم القدرة على إدارة المهام والوقت بشكل جيد.
  • تحسين التنظيم: استخدام أسس إدارة الوقت يساعدك على تنظيم حياتك وأنشطتك بشكل أفضل، سواء في العمل أو الحياة الشخصية.
  • زيادة التركيز: من خلال التركيز على مهمة واحدة في كل مرة، تزيد من تركيزك وتحقق أداءً أفضل في المهام.
  • توازن الحياة: يساعد استخدام أسس إدارة الوقت على تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية.
  • تحسين القرارات: من خلال تقدير وقت المهام وتحديد الأولويات، ستكون أفضل في اتخاذ القرارات بشأن كيفية استغلال وقتك بشكل أفضل.
  • زيادة الثقة بالنفس: القدرة على إدارة وقتك بشكل ناجح يزيد من ثقتك بنفسك وقدرتك على تحقيق النجاح.


المراجع

  1. ^ أ ب ت ث ج ح خ "9 Core Time Management Principles Everyone Should Know", medium. Edited.
  2. ↑ "Time Management", landsiedel. Edited.
  3. ↑ "Pareto Principle for Time Management and Prioritization", activecollab. Edited.
  4. ↑ "time management", techtarget. Edited.