وضع ميزانية للمشروع بأفضل الطرق

تتمثل أهم خطوة عند بدء العمل على مشروع جديد وضع ميزانية توضح كل التكاليف الكلية مجتمعة للمبلغ المالي المتوقع استهلاكه في هذا المشروع، وذلك لجميع المشتريات والنشاطات المترتبة عليه لإنهاء هذه المشروع على أكمل وجه وتحقيق الجدوى المالية من ورائه، وفي هذا المقال توضيح لأفضل الطرق التي تساعدك على وضع ميزانية لمشروعك.^[١]

أهمية وضع ميزانية المشروع

تتجلى أهمية وضع ميزانية لمشروع في النقاط التالية:^[١][٢]

• الميزانية هي حجر الأساس لأي مشروع: حيث إن ذلك يتمثّل في معرفة حجم المال اللازم للبدء في تنفيذ المشروع وإكماله على أتمّ وجه، وما يتضمن ذلك من مواد أساسية ومشتريات، إضافة إلى رواتب الموظفين -إن وجدوا في البداية-، كما من الممكن أن يشمل ذلك إيجار المكان المستخدم لإنشاء المشروع إذا لم يكن في المنزل.
• الميزانية الجيدة تعطي قواعد أساسية للتحكم في الصرف: فهي تفيد بحساب التكاليف الحقيقية لمشروع، وما الذي تم استهلاكه بالفعل، وذلك يساعد في فهم كيفية سير عملية بناء المشروع والاحتياجات اللازمة، وكيفية التعامل إذا ما حصل أي تغيير فيه.
• تأثير الميزانية على الجدوى المالية للمشروع: فعند وضع ميزانية تشمل كل الموارد والنفقات، فإن ذلك يسهم في زيادة فرص المشروع على النجاح.

كيفية وضع ميزانية لمشروع

في الآتي بعض الخطوات التي تساعدك على وضع ميزانية لمشروعك:^[٢][٣]

تحديد تكلفة المشروع

أي مشروع يتضمن أنواعاً مختلفة من النفقات والتكاليف، مثل نفقات تشغيل المشروع، وتكاليف مخرجاته ليكون جاهزاً للعمل، والحل الأمثل لهذه الخطوة هي تقدير أرقام التكليف، بحيث تكون مشابهة لما سيتم العمل عليه في المشروع، مع الأخذ بعين الاعتبار إلى التغييرات التي قد تطرأ عليه وكيفية مواكبتها دون التأثر بها، لذلك عند تقدير التكلفة نظرياً يجب مراعاة الواقع الفعلي، ومحاولة التقريب بينهما قدر الإمكان لتلافي أي عجز مستقبلي عند بدء التطبيق الفعلي، مثال؛ يكلف شراء مكتب للعمل حسب مواقع الأونلاين المختلفة ما بين $100 إلى $500، ولكنك عند الذهاب فعلياً إلى متجر لشرائه، فستجد أسعاراً أقل من ذلك بكثير، وبذلك، إن إيجاد الأرقام الواقعية يساعد على وضع ميزانية صحيحة.

تحديد موارد المشروع

لإيجاد ميزانية واضحة المعالم، يجب تعريف المصادر المستخدمة فيها لجلب المعدات، وتحديد عدد الموظفين العاملين في المشروع، والأسواق المشمولة ضمن التكاليف من ناحية تسويق المنتجات، ذلك كله لإكمال الميزانية والمساهمة في ثباتها.

مراقبة الميزانية

من المهم مراقبة سير خطة العمل في أي مشروع، ومراقبة الميزانية التي تم تحديدها مسبقاً، وذلك للتأكد من سير العمل بخط ثابت دون أية حوادث أو انتكاسات، ومجاراة أي تغيير يحدث خلال سير المشروع، والتعامل معه بسرعة وكفاءة بإجراء التعديلات اللازمة لذلك، بالإضافة إلى تحديد النفقات الإضافية على الميزانية وتحديثها بناءً عليها، يمكن تطبيق ذلك، بعمل مراجعات يومية بما تم إنفاقه وتسجيلها، أي إنشاء سجل بالصادرات والواردات، لذلك من الجيد وضع خطة أو صندوق للطوارئ يتم اللجوء إليه عند الحاجة، بحيث يكون بنسبة 10% من الميزانية الأساسية.

الاستعانة ببيانات سابقة لمشاريع مشابهة

أي إيجاد بيانات سابقة لمشاريع مشابهة، والنظر في ميزانيتها، لإيجاد معلومات قد تفيد المشروع الحالي، وتساعد في تحقيق الهدف منه، فمن الجيد التعلم من تجارب الغير، حيث يعطي ذلك فكرة واضحة وصورة أكثر دقة للميزانية التي سيتم وضعها، كما من المهم معرفة كيفية التعامل مع أية تغييرات قد تحدث وما الإجراءات التي يجب اتخاذها في المشروع للتحكم في النفقات.

مواكبة التطور

توجد العديد من البرامج المتطورة التي تساهم في مراقبة الميزانية وأيّ تغييرات قد تطرأ عليها، حيث تعطي معلومات أولاً بأول عن سير العمل ونجاح المشروع، ومثال ذلك موقع (monday.com)، الذي يعتبر أداة شاملة لإدارة المشاريع.

التأكد من دقة ميزانية المشروع

عند وضع ميزانية والانتهاء من ذلك، من المهم إلقاء نظرة أخيرة عن كثب، للتأكد من دقة الأرقام الخاصة بالنفقات والمشتريات، فذلك يسهم في نجاحها، وسير عملها ضمن المشروع بطريقة ممتازة، ويشار إلى أنّه من الممكن عمل هذه الخطوة من قبل شخص آخر يمتلك الخبرة في فريق المشروع، لتجنب الوقوع في الخطأ نفسه.