صفات تجعل من التخطيط فعالاً بشكل كبير

يعدُّ التخطيط أحد العناصر الأساسية في الإدارة، فهو إحدى المهام الإدارية التي تهدف إلى اختيار مسار العمل الذي سيتم اتّباعه في المستقبل من أجل تحقيق هدف المؤسسة أو المنظمة، فهو يشمل اختيار الأهداف وسبب اختيارها والإجراءات التي سيتم اتّباعها لتحقيق تلك الأهداف، ويعتمد التخطيط على النظر للمستقبل وتحديد متطلّباته، ووضع الخطط بناءً على تلك النظرة والمتطلّبات،^[١][٢] ويعدّ التخطيط ناجحاً في حال ساهم بشكل واضح في تحقيق الأهداف التنظيمية للمؤسسة،^[٣] بالإضافة إلى العديد من الصفات، والتي وسيتم عرض أبرزها في المقال.

صفات التخطيط الفعال

فيما يلي أبرز الصفات التي يتميّز بها التخطيط الفعال:

التخطيط الموجه نحو المستقبل

يركّز التخطيط على التطلّع نحو المستقبل والاستعداد له، والتخطيط وفقاً له، فهو يسعى إلى إعداد مؤسسات قادرة على مواجهة وتحدّي الصعوبات المتوقّعة واستغلال الفرص المستقبلية، وتزداد قدرة المديرين على تحديد نظرة مستقبلية أفضل وتوقّع دقيق لمتطلّباته باتّباع الأساليب العلمية للتنبؤ، كالدقة في جمع المعلومات، واختيار معلومات متخصصة بالمجال المَعنيّ، وبناءً على تلك التوقعات يحاولون وضع أهداف تنظيمية بشكلٍ فعّال وواقعي.^[٤]

التخطيط الموجه نحو الهدف

يُعدُّ التخطيط لتحقيق أهداف المنظّمة أساس عملية التخطيط، فالأهداف الموضوعة هي التي تحدّد المسار الذي سيتم اتّباعه لتحقيقها،^[٢] وفيما يلي بعض النصائح التي تفيدك عند وضع الأهداف:^[٥]

• وضع أهداف مقبولة للجميع بشكلٍ عام، لتلافي ضياع الجهود الفردية المبذولة لتحقيقها.
• تحديد الإجراء المُتَّبع لتحقيق تلك الأهداف بأسرع طريقة وأكثرها اقتصاداً.
• وضع أهداف واقعية تسمح بتجريب العديد من الأنشطة لتحقيقها، كوضع هدف يتعلّق بتفوّق شركة معينة في مجال السيارات، ولتحقيق ذلك على الشركة إتاحة إمكانية وضع نماذج متنوعة تعتمد على الديزل مثلاً.

المرونة في التخطيط

يتميّز التخطيط الجيد بمرونته، أي أن يتم وضع خطة قادرة على التكيّف مع أيّ تغييراتٍ مفاجئة تطرأ على سير العمل، مع امتلاك القدرة على تغيير مسارها بسهولة بما يضمن تحقيق الأهداف الموضوعة، والتمكّن من مواجهة بعض المواقف غير المرغوبة وغير المتوقعّة بأي وقت أثناء العمل، لذا فوضع خطة مرنة يساعد على مواجهة مثل تلك المواقف بسهولة بوضع تعديلات تتناسب مع المواقف والمتغيرات الجديدة،^[٣][٢] وفيما يلي بعض النصائح المفيدة ليكون التخطيط مرناً:^[٣]

• وضع خطة واسعة بحيث تكون قادرة على استيعاب أيّ تغيرات مفاجئة، مع الحِفاظ على ثبات الأهداف الرئيسية للخطة وعدم المساس بها.
• من المهم توفر استعداد كامل للإدارة من أجل إجراء التعديلات عند الحاجة، وعدم اعتماد تخطيط ثابت لا يستوعب أيّ تغيير مفاجئ.
• مراجعة الخطة الأصلية عند مواجهة ظروف مفاجئة وتحديثها لتتلاءم مع المتغيرات الجديدة.^[٥]

الاستمرارية في التخطيط

تحافظ الاستمرارية في التخطيط على اتّساق العمل مع مرور الوقت، فعند وضع خطة لأيّ مشروع لا بدَّ من وجود اتّساق مع جميع عناصر التخطيط، وعلى جميع مستويات العمل، ومثال ذلك عند التخطيط لمشروع تجاريّ مثلاً كإنشاء فندق، يجب أن يشمل التخطيط كلاً من التواصل مع المقاولين، وأقسام الفنادق الفعلية، ومكتب الشركة ليتم العمل بشكل جيد،^[١] ومن جهةٍ أخرى، فإنّه يتم إعداد الخطط لفترة زمنية معينة، وبعد انقضاء ذلك الوقت يتم إعداد خطة جديدة مناسبة، ويتم مراجعتها عند مواجهة ظروف جديدة، فالتخطيط لا ينتهي أبداً حتى بظهور المشاكل، بل يعالج أيّ مشكلة يتعرّض لها سير العمل.^[٤][٥]

المتابعة والتغذية الراجعة

يجب أن يهتم التخطيط الجيد بوضع استراتيجيات لمتابعة تقدّم العمل ومراقبته، وخصوصاً عند مواجهة تغيرات طارئة، إضافةً لتحديد الطرق لقياس المخرجات، والحصول على التغذية الراجعة من أصحاب العمل، والتعديل بناءً عليها.^[٦]