لا يمكن إتمام المشاريع إلّا من خلال التخطيط المُسبق والإعداد السليم لأدوات المشروع وطريقة التنفيذ وتحديد الأهداف وغيرها من الحاجيات الأساسية، وهنا يكون التخطيط مبنيًا على أُسس مدروسة وعلمية لحجم الميزانية المالية والموارد البشرية واستقطاب الكفاءات العلمية والعملية، ومن خلال هذا التخطيط يمكن قياس نِسب النجاح المتوقعة وحجم الصعوبات التي ستواجه الفريق، ولضمان تخطيط سليم ينبغي اتباع بعض الاستراتيجيات التي تساعد في ذلك والتي سيأتي بيانها في المقال.
ما أهمية التخطيط للمشروع؟
إنّ التخطيط للمشاريع يعدّ الأرضية والأساس عند إنشاء أي مشروع، ويجب التقيد بتفاصيله أثناء العمل حيث يساعد على توزيع المهام على الأعضاء، ويُستخدم لتنظيم الأسلوب المرتقب في أداء المشروع والحجم المالي والبشري المطلوب والإعداد الفنيّ والأقسام المطلوبة والأهداف وغيرها من التفاصيل المطلوب ذكرها عند التخطيط للمشروع، وتكمن أهميته بشكل خاص من خلال تحديد الحجم الاستهلاكي المطلوب والفترة الزمنية المرتبطة بكل جزء أثناء العمل، وترتيب الأهداف على حسب الأولويات، هذا فضلاً عن أنه يُتيح الفرصة لمناقشة أصحاب المصلحة عن أهمّ المخاوف والعقبات التي يمكن تجاوزها.[١]
خطوات التخطيط للمشروع
يعدّ التخطيط للمشروع من الأساسيات التي تحدد نجاح وفشل المشروع؛ لأن التخطيط السليم يؤدي إلى نتائج مبهرة ومضمونة النجاح والعكس الصحيح، وعليه فمن الضروري التقيد بمجموعة من الضوابط عند البدء بهذه الخطوة، وهي على النحو الآتي:
وضع أهداف للمشروع
يجب تحديد الأهداف منذ بداية التأسيس والنظر إلى آلية تحقيقها ووضع الأدوات التي ستساعد على الوصول إليها، مع الأخذ بعين الاعتبار أن تكون واضحة المعالم ومتكاملة مع التقيد بالمعطيات التي ستوصل إلى الهدف في النهاية، كما يجب أن تكون الأهداف منطقية ومناسبة لطبيعة الحجم المالي المفروض وقدرات الأعضاء،[٢] ولا بد من مراجعة الأهداف وصلاحيتها لهذا المشروع والقدرة على الوصول إليها، وهذا يعطي المؤشرات أثناء عمل المشروع على احتمالية النجاح من عدمه.[٣]
تحديد حجم المشروع
من الخطوات المهمة التي تعين على التخطيط السليم للمشروع هي تحديد حجم المشروع، ويعود ذلك لأسباب متعددة منها عدم الخروج عن الحدود المنصوص عليها ماديًا أو زمنيًا مع العملاء، حيث تعتبر المشاريع صالحة إذا راعت الحجم المالي المتّفق عليه والزمن المناسب لتسليم المشروع، وينطوي على ذلك الكثير من الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند وضع حدود للمشروع، حتى لا ينعكس ذلك سلبًا على الأرباح المتوقعة، ويمكن مراجعة أصحاب المشاريع السابقة والاستفادة من خبراتهم؛ لمعرفة الحجم المتوقع للمشروع.[٣]
توزيع المهام
من الضروريّ زرع روح المثابرة والتفاني في العمل من خلال توزيع المهام على أعضاء الفريق وتكليفهم بأدائها بحرفية عالية من خلال تقديم التشجيع والدعم اللازمين، فهذا من شأنه أن يرفع مستوى التحدي داخل المشروع، ويرفر البيئة الخصبة للنجاح المستقبلي، هذا فضلاً عن أنّ ذلك يزيد الثقة لدى أعضاء المشروع.[٣]
حساب الميزانية
وهي التكاليف المتوقعة ماليًا وبشريًا وغيرها من التكاليف الأساسية والتشغيلية، لذلك يجب التركيز على متطلبات العمل ومقارنته برأس المال المتوفر لتجنب التضخم في متطلبات المشروع مع الوقت، وبالتالي فشل المشروع، ويفضل وضع ميزانية أكبر من المتوقعة بقليل لمراعاة التقلبات أثناء سير العمل، ويمكن سؤال أصحاب المشاريع عن الحجم المالي المتوقع واللازم.[٣]
استحداث قسم للموارد البشرية (HR)
ويعتبر من الأجزاء المهمة عند تأسيس المشروع والتخطيط له فهو مرتبط بشكل وثيق مع متطلبات العمل والعمال والتوظيف ومتابعة مجريات العمل، بالإضافة إلى إجراء المقابلات وتحديد الشواغر وغيرها من الوظائف التي يقوم بها قسم الموارد البشرية، هذا فضلاً عن كونه أحد الأقسام التي يُبنى عليها نتائج المشروع، باعتباره أقرب الأقسام وأكثرها معرفة بظروف العمل.[٣]
إدارة المخاطر
لا يمكن أن تحصل على مشروع متكامل من غير أخطار، ولكن يمكن أن تجد المشروع الذي يستطيع التعامل مع الخطر على أنه جزء من المشروع، وعليه فتعدّ إدارة المخاطر من الخطوات المهمة عند التخطيط للمشاريع، ويفترض أن يكون المسؤول عنها يتمتع بالقدرات اللازمة للسيطرة على المشاكل وضبطها وإعادة سير العمل بالطريق الصحيح.[٣]
تفعيل أدوات التواصل
عند التخطيط للمشاريع يجب تخصيص طرق فعالة لضمان التواصل مع الفريق وكيفية إدارة العمل بشكل مباشر مع أعضائه، وتكمن أهمية ذلك في زيادة الحماس والقوة الذهنية لأعضاء الفريق، بالإضافة إلى زيادة رغبتهم في إتمام المشروع على أكمل وجه لكسب ثقة المسؤول عن المشروع وتسليمه في الوقت المحدد.[٣]
وضع خطة للطوارئ
في بعض الأحيان تكون الظروف مُلحّة لتعديل إجراءات التنفيذ أو سير العمل في المشروع، وذلك بسبب المشاكل المحتملة والطارئة، وهو أمر يفرّ منه أصحاب المشروع؛ لأنه يزيد العبء المالي، ولكن لا شك أنه إحدى الخطوات الضرورية عند التخطيط للمشروع وهو أمر متوقع الحصول.[٣]
المراجع
- ↑ "how-to-plan-a-project", proofhub, Retrieved 21/2/2021. Edited.
- ↑ "How to Create a Project Management Plan (Step by Step)", goskills, Retrieved 21/2/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ث ج ح خ د "10 Critical Steps to Include in a Project Plan", thebalancecareers, Retrieved 28/2/2021. Edited.
