تُعد الإدارة جزءًا لا يتجزأ من الحياة، وهي ضرورية حيثما يتم بذل الجهود البشرية لتحقيق مجموعة من الأهداف المرجوة، وتُعرف الإدارة على أنَّها مجموعة من المبادئ المتعلقة بوظائف التخطيط والتوظيف والتنظيم والتوجيه والرقابة، حيثُ يتم تطبيق هذه المبادئ في تسخير الموارد البشرية والمادية والمعلوماتية بكفاءة وفعالية لتحقيق الأهداف التنظيمية،[١] وتجدر الإشارة إلى أنَّ وظائف الإدارة ثابتة بغض النظر عن طبيعة وبيئة العمل، فجميع الإداريين يؤدون نفس الوظائف عموماً، إلا أنَّ البعض يقضي وقتًا أطول في بعض الوظائف أكثر من غيرها اعتمادًا على دورهم الإداري في المنظمة،[٢] وفي هذا المقال سنسلط الضوء على الوظائف الأساسية للإدارة وأهميتها في تحقيق الأهداف التنظيميّة.


وظائف الإدارة

ثمة خمسُ وظائف أساسية للإدارة، وهي:


التوظيف

إنَّ العنصر البشري هو العامل الأكثر أهمية في عملية الإدارة، لذا لا بدَّ من تعيين الموظفين المؤهلين، فمن خلال التوظيف يتم اختيار القوى العاملة المناسبة على المستويين الإداري وغير الإداري، وكما يندرج تحت مهام التوظيف كل من تدريب وتطوير وتقييم الموظفين، وتوفير الدوافع والحوافز المناسبة، وقد يرى البعض أنَّ التوظيف أمر سهل، إلا أن الأمر أكثر تعقيدًا، حيث إنَّ الإدارة يجب أنْ تأخذَ بعين الاعتبار أن القوى العاملة لا تختلف فقط من حيث الكفاءة الفنية والتشغيلية، بل تختلف أيضًا من حيث الخلفية الاجتماعية والحالة النفسية والبدنية، ومستويات الذكاء والمهارات والخبرات، مما يعني أنَّ عملية التدريب والتقييم مثلًا يجب أن تراعي هذه الفروق، ومن الجدير بالذكر أنَّ طريقة اختيار الموظفين تختلف باختلاف طبيعة العمل ورؤية المنظمة، وغالبًا ما يمر المتقدمون لوظيفة ما بعديد من الاختبارات النظرية والعملية لاختيار الأكثر كفاءة فيما بينهم.[١]


التخطيط

في مرحلة التخطيط يضع المدراء مجموعة من الأهداف التنظيمية، ويحددون أفضل السبل لتحقيقها، أي يتم اتخاذ قرارات استراتيجية لتحديد توجه المنظمة، وذلك من خلال تبادل الأفكار والآراء فيما بينهم حول مسارات العمل التي من الممكن اتباعها للوصول إلى أهداف المنظمة، وبعد المناقشة والتحليل يتم اختيار أفضلها، وفي أثناء التخطيط يتمّ إجراء تحليل عميق للوضع الحالي للمنظمة مع مراعاة رؤيتها ورسالتها وتقييم الموارد المتاحة لتحقيق الأهداف التنظيمية، بالإضافة إلى تقييم العوامل الداخلية والخارجية التي قد تؤثر على تنفيذ الخطة، كالنمو الاقتصادي والعملاء والمنافسين، كما يتم وضع جدول زمني واقعي لتحقيق الأهداف بناءً على الموارد المالية والموظفين والموارد المتاحة للمنظمة، فضلًا عن هذا كله قد يتعين عليهم اتخاذ خطوات إضافية، كطلب الموافقة من الإدارات الأُخرى أو من المدراء التنفيذيين أو من مجلس الإدارة قبل متابعة الخطة، وتجدر الإشارة إلى أنَّ هناك عدة طرق للتخطيط، وهي:[٢]

  • التخطيط الاستراتيجي: إنَّ هذا النوع من التخطيط يتم تنفيذه غالبًا من قِبل الإدارة العليا للمنظمة، حيثُ يتم وضع أهداف المنظمة بأكملها، من خلال تحليل التهديدات والمخاطر التي تتعرض لها المنظمة، وتقييم نقاط القوة والضعف، ووضع خطة تنافسية ذات فاعلية عالية، وعادةً ما يكون التخطيط الاستراتيجي ضمن إطار زمني طويل المدى، بما يقارب ثلاث سنوات أو أكثر.
  • التخطيط التكتيكي: إنَّ هذا النوع من التخطيط يتم تنفيذه من قِبل الإدارة الوسطى للمنظمة، ويستهدف منطقة أو قسماً أو جزءاً معيناً من المنظمة، كالمرافق أو الإنتاج أو التمويل أو التسويق أو الموظفين، وعادة ما يكون التخطيط التكتيكي ضمن إطار زمني قصير المدى لتحقيق هدف يستغرق عامًا أو أقل.
  • التخطيط التشغيلي: وهو عملية استخدام التخطيط التكتيكي لتحقيق التخطيط الاستراتيجي، حيثُ يحدد التخطيط التشغيلي إطارًا زمنيًا لوضع جزء من الهدف الاستراتيجي موضع التنفيذ من الناحية التشغيلية.


التنظيم

تتمثل وظيفة التنظيم بتشكيل هيكل أساسي للسلطة، من خلال تحديد الصلاحيات والمهام والأنشطة وتوزيعها على الموظفين المناسبين، الذين يعملون معًا بشكل موحد ومتناسق من أجل الوصول إلى أهداف المنظمة المحددة في مرحلة التخطيط، وعليه يمكننا تحديد وظائف التنظيم بالنقاط التالية:[١]

  • تحديد المهام التي يجب القيام بها، وتجميعها عند الضرورة.
  • إسناد هذه المهام إلى الإدارات المختلفة والموظفين مع تحديد سلطتهم ومسؤوليتهم.
  • ربط السلطة بالمسؤولية.
  • تنسيق أنشطة المجموعات والأفراد.

كما يُقصد بالتنظيم أيضًا تزويد المنظمة بكل ما هو مفيد وفعّال، كالمواد الخام والأدوات ورأس المال والموظفين.


القيادة

يُقصد بالقيادة تحفيز الموظفين والتأثير على سلوكهم لتحقيق الأهداف التنظيمية، إذ إن وظيفة القيادة تتعلق بإدارة الأشخاص وليس المهام، كالموظفين الفرديين والفرق والمجموعات، وعلى الرغم من أنَّ وظيفة المدراء تتمثل بتوجيه أعضاء الفريق من خلال إصدار الأومر والتوجيهات، إلا أنَّ المدراء الناجحين عادةً ما يتواصلون مع موظفيهم باستخدام المهارات الشخصية لتشجيعهم وإلهامهم وتحفيزهم على الأداء بأفضل ما لديهم من قدرات، حيثُ إنَّ استخدام أُسلوب التعزيز الإيجابي والثناء على الموظف عند تأديته مهامه بشكل جيد ينتج عنه بيئة عمل إيجابية ومحفزة للعمل بحب وجد، وعادةً ما يتم اتباع عدة أساليب قيادية لتتناسب مع المواقف والظروف المختلفة، ومن أمثلة هذه الأساليب ما يلي:[٢]

  • التوجيه: يُعد هذا النمط من القيادة فعّالًا مع الموظفين الجدد الذين يحتاجون إلى الكثير من التدريب والتوجيه الأولي، حيث يتولى المدير مهمة إصدار القرارات، مع بعض المداخلات من قبل الموظفين.
  • التدريب: يُعد هذا النمط من القيادة فعّالًا مع الموظفين الذين يحتاجون إلى دعم إداري لتطوير مهاراتهم بشكل أكبر، إذ يكون المدير أكثر تقبلًا للمداخلات من قِبل الموظفين، بحيث يقوم بعرض أفكاره عليهم للعمل معًا بشكل تعاوني، مما يؤدي إلى بناء جسور الثقة بينه وبينهم.
  • الدعم: يُعد هذا النمط فعّالًا مع الموظفين الذي يتمتعون بمهارات عالية، ولكنهم في بعض الأحيان غير متعاونين أو متسقين في الأداء، حيث يقوم المدير بإصدار القرارات بالتعاون مع أعضاء الفريق، إلا أن تركيزه يكون أكثر على بناء علاقات وثيقة فيما بينهم.
  • التفويض: يُعد هذا النمط فعّالًا مع الموظفين الذين لا يحتاجون إلا إلى القليل من التوجيه، فهم قادرون على العمل وأداء المهام بأنفسهم، حيث يهتم برؤية المشروع أكثر من الاهتمام بمتابعة العمليات اليوميّة، أي أن تركيزه يكون على الأهداف عالية المستوى أكثر من تركيزه على المهام الاعتيادية.


الرقابة والمتابعة

إنَّه من الطبيعي عند الوصول إلى وقت تنفيذ الخطة، أن لا تسير الأمور كما هو مخطط لها بالضبط، فهناك دائمًا احتمالية لحدوث أشياء غير متوقعة، فلا يُمكن للإدارة أن تتوقع كل الصعوبات التي من الممكن أن تواجهها، ولذلك لا بدَّ من مراقبة ما يحدث بالفعل، وهل يسير وفق المعايير المحددة أم لا، وتقييم أداء الموظفين، ومقارنة النتائج بالأهداف الموضوعة، واتخاذ الإجراءات التعديلية عند الحاجة لتصحيح أي انحرافات، مما يضمن توجه هدف المؤسسة نحو المسار الصحيح، إذ إنّ المدراء يبقون على اطلاع على كل ما يحدث، وما الذي أثبت فعاليته، وما الذي لم يُثبت، وما الذي يجب أن يستمرَ، وما الذي يجب أن يتحسن أو يتغير،[٣] ومن أمثلة التعديلات التي قد يحتاج المدراء إلى إجرائها:[٢]

  • تعديلات الميزانية: لا بدَّ أن يراقب المدير كيفية استخدام الموارد المتاحة لضمان عدم تجاوز الميزانية، فعلى سبيل المثال، قد يُلاحظ المدير أنَّه يتجاوز الميزانية الخاصة بمشروع ما، لكنَّه غير متأكد من السبب وراء ذلك، مما يتطلب منه تحديد إذا كانت هناك مشكلة عامة تتعلق بالإنفاق الزائد أو إذا كانت المشكلة في قسم واحد، وبمجرد أنْ يحددَ مصدر المشكلة، يقوم باتخاذ إجراء تعديلي للحد من الإنفاق لتحقيق التوازن في الميزانية.
  • تعديلات التوظيف: من القرارات الصعبة التي قد يضطر المدير إلى اتخاذها هي أن يقوم باستبعاد موظف من منصبه من المنظمة أو من مشروع ما، أو أن ينقله إلى مهمة مختلفة بسبب أدائه منخفض الجودة، كما قد يحتاج أيضًا إلى إضافة أعضاء جدد إلى الفريق من أجل تحقيق الهدف التنظيمي في حال لوحظ أن الفريق يعاني من نقص في الموظفين، مما سيتدعي أيضًا التشاور مع المدراء التنفيذيين للمنظمة لتأمين المزيد من التمويل.


المراجع

  1. ^ أ ب ت "Functions of Management", managementstudyhq, Retrieved 15/8/2021. Edited.
  2. ^ أ ب ت ث "What Are the 4 Basic Functions of Management?", indeed, 8/2/2021, Retrieved 15/8/2021. Edited.
  3. "Primary Functions of Management", courses.lumenlearning, Retrieved 15/8/2021. Edited.