بغض النظر عن نوع الاجتماع الذي تود أن تحضره، فإنه من المهم جداً أن تكون مستعدًا له تمامًا، وأن تعرف الدور الذي من المتوقع أن تلعبه في الاجتماع، والكلام الذي يجب عليك قوله، حيث إن استعدادك الكافي للاجتماع يعكس صورة إيجابية عنك وعن المؤسسة التي تعمل بها، كما أنه يساهم في تجنب حدوث أيّة مواقف سلبية تعود عليك بعواقب وخيمة، فضلاً عن أنه يزيد من ثقتك بنفسك وثباتك أثناء تواجدك بالاجتماع. [١][٢]


كيفية التحضير للاجتماعات

تختلف الاجتماعات بشكل كبير حسب عدّة أمور كعدد الحضور، والوقت، والمكان، والشكليّة؛ أي هل الاجتماع رسميّ أم غير رسمي، وغير ذلك، وبِغضّ النظر عن نوع الاجتماع الذي تحضّر له، فإنه من المهم أن تراعي عدّة أمور، وتحدّد أهدافك، وتقوم بتحضير البيانات والمواد التقديمية ذات الصلة، وتضع نفسك في الإطار العقلي المناسب مسبقًا من أجل ضمان ترك انطباع إيجابيّ ومهنيّ على زملائك في العمل أو على الحضور بشكلٍ عام، إليك بعض الطرُق المضمونة: [٣][٤][٥]

  • حدّد الهدف من الاجتماع: قرّر ما إذا كنت تحاول جذب مستثمر لشركتك أو القيام بالبيع، أو أنك ترغب في تدريب الموظفين على سياسات الشركة أو طرح أفكار حول منتجات جديدة. واسأل نفسك هذه الأسئلة قبل انعقاد الاجتماع: ما هو الهدف العام للاجتماع؟ ما هي النتيجة المتوقعة؟ ما هي القرارات التي يجب اتخاذها؟
  • ضع جدولاً زمنيّاً للاجتماع: أخبر المشاركين مُسبَقاً قبل انعقاد الاجتماع إذا كان من المتوقّع أن يكون الاجتماع طويلًا، كما عليك أن تراعي أن يكون هناك وقت كافٍ للذهاب إلى الحمام أو استراحات تناول الوجبات الخفيفة أو المشروبات، وقم بإعداد جدول إذا كان هناك العديد من المتحدثين أو مقدمي العروض.
  • اتّخذ الترتيبات اللازمة لقاعة الاجتماعات أو الاجتماع عبر الإنترنت: احجز موعدًا يناسب جميع المشاركين الرئيسيين، كما عليك أن تتصل أو ترسل بريدًا إلكترونيًا للمجموعة المشاركة بالاجتماع للتأكد من أن الوقت المختار يناسب الجميع.
  • أرسل تفاصيل الوقت والموقع لجميع المشاركين: إذا كنت تتعامل مع موظفين فأخبرهم إذا كان الحضور إلزاميًا أم اختياريًا. كما عليك أن تحرص على جمع أرقام وأكواد الاتصال الهاتفي عبر البريد الإلكتروني إذا كنت تقوم بترتيب اجتماع عبر الهاتف.
  • جهّز أيّة معدّات مطلوبة: على سبيل المثال إذا كنت ستستخدم عرضاً تقديميّاً على الكمبيوتر، فتأكد من أن غرفة الاجتماعات بها شاشة وجهاز عرض. كما عليك أن تعرف كيفية توصيل الكمبيوتر المحمول بجهاز العرض حتى لا تضطر إلى إضاعة وقت الاجتماع الثمين في التعامل مع التفاصيل الفنية.
  • اختبر العرض التقديمي الخاص بك قبل أن تفعل ذلك أمام العملاء: تأكد من أن العرض التقديمي لمبيعاتك أو استثمارك احترافي وموجز وممتع، افهم جمهورك وكيف يمكنك تلبية احتياجاتهم والأهداف التي تريد الوصول إليها.
  • اجمع المواد الكافية: اطبع النشرات وتأكد من وجود مقاعد كافية للجميع، وقم بترتيبات تقديم الطعام إذا لزم الأمر.
  • ذكّر المشاركون قبل 24 ساعة بالاجتماع: عليك أن تذكّر المشاركين في الاجتماع بموعد الاجتماع، وذلك قبل يوم من الموعد أو في صباح يوم الاجتماع الفعلي، واهدف إلى بدء الاجتماع على الفور في الوقت المحدّد.


أنواع الاجتماعات

يمكن تلخيص أنواع الاجتماعات كما يلي: [٦][٧][٨]

  • اجتماعات تبادل المعلومات: تُعقَد هذه الاجتماعات لمشاركة معلومات معينة أو لإعلام الحضور بمشكلة ما، في معظم الأحيان تكون تعليمية، مثل: الندوات، والعروض التقديمية، والمحاضرات، وفي أحيان أخرى يقوم مقدّم البرنامج بمشاركة المعلومات لإقناع المجموعة. كما أن التحدي المتمثل في هذه الاجتماعات هو أنها تصبح مملّة بسهولة وتميل إلى أن تكون مليئة بالكثير من المعلومات، ولذلك، لعقد اجتماع تبادل معلومات ناجح، يحتاج المنظّمون إلى الحفاظ على مشاركة الحضور.
  • اجتماعات صنع القرار: يتم اتخاذ غالبية قرارات العمل في الاجتماعات، وخاصّةً القرارات المهمة؛ حيث يمكن أن يختلف هدفك في هذا النوع من الاجتماعات قليلاً بناءً على نوع القرار. كما يمكن أن يمثل اتخاذ قرارات جماعية تحديًا، لهذا يمكن الاتّجاه إلى تضمين هذه الاجتماعات بعض الأنشطة، مثل: جمع المعلومات ومشاركتها، وحلول العصف الذهني، وتقييم الخيارات، والتصويت على الخيارات النهائية.
  • اجتماعات حل المشكلات: في اجتماعات حل المشكلات، غالبًا ما تكون النتيجة قرارًا مهمًا وكبيرًا؛ حيث يمكن أن تكون هذه القرارات حاسمة في تطوير فريق أو منتج. وبالتالي للوصول إلى أفضل حل للمشكلة، يجب أوّلاً تحديد ماهية المشكلة بوضوح، وكذلك الاتفاق على المعايير الرئيسية للحل، والقيام بعصف ذهني للحلول الممكنة، وتقييم أفضل الحلول.
  • اجتماعات للابتكار: إنّ هذه الاجتماعات هي من أهم أنواع الاجتماعات؛ حيث ينصبّ الهدف الرئيسي منها على الخروج بأفكار جديدة، وتبادلها، وربطها، ومشاركتها في نطاق واسع، أو تصميم المنتجات أو إعادة تصميمها، أو تطوير مناهج جديدة تمامًا لعملك.
  • اجتماعات الفريق الأسبوعية: توفّر اجتماعات الفريق الأسبوعية السيناريو المثالي لاتخاذ قرارات جماعية؛ حيث يمكن أن تساعد الاجتماعات الأسبوعيّة المتكررة فريقك على البقاء متسقًا ومناقشة الأولويات الأسبوعية وإحراز تقدم نحو أهدافك.
  • اجتماعات فردية: تكمن أهمّيّة الاجتماعات الفرديّة في أنّها تساعد القادة والمُدَراء على بناء الثقة، وتشارك التوقعات، وتحديد الأهداف الوظيفية مع كلّ فرد بشكل مباشر.
  • اجتماعات العصف الذهني: تُعدّ اجتماعات العصف الذهني فرصة لتشجيع الإبداع وغرسه في فريقك من خلال تشجيع المشاركين على بناء أفكار بعضهم البعض، كما أنها تعتبر أهم إجراء يمكن للفريق اتخاذه عند مواجهة أي مشكلة حتى يتم حلها بشكل جماعي.
  • اجتماعات انطلاق المشروع: الهدف من اجتماع انطلاق المشروع هو الاتفاق على الجدول الزمني، والرؤية، والمسؤوليات لمشروع أو مبادرة جديدة. يُعتبَر هذا النوع من الاجتماعات مثاليًا لوضع الأساس لمشروع ناجح والتأكد من أن الفريق موجود على نفس الصفحة قبل أن يبدأ الجميع في العمل على المهام الخاصة بهم.
  • اجتماعات بناء الفريق: تهدف اجتماعات بناء الفريق إلى تشجيع بناء العلاقات بين أعضاء الفريق لخلق المزيد من العلاقات الشخصية. وهذا النوع من اللقاءات ليس بالضرورة في غرفة الاجتماعات، ولكن يمكن أن يكون حدثًا مشتركًا أو نزهة لجعله يملك طابعاً يتّسم بمزيد من الراحة والاسترخاء.


أفكار إضافية

من المهم أيضاً أن تقوم بعمل دراسة جدول أعمال الاجتماع؛ حيث يعتبر ذات أهمية قصوى بغضّ النظر عن الدور الذي تلعبه أنت في الاجتماع. كما يساعدك جدول الأعمال في التعرف على أجزاء الاجتماع، وفكرة للموضوعات التي تمت مناقشتها وأي نقاط مهمة ذكرت فيه ويجب التأكيد عليها، على سبيل المثال: قد يبدو جدول أعمال الاجتماع كما يلي:[٩][١٠]

  • وصف سياسة الشركة الجديدة للإجازة مدفوعة الأجر.
  • مناقشة مفتوحة حول مشاكل سياسة الإجازة مدفوعة الأجر.
  • منح الوقت لاقتراح تغييرات على السياسة الجديدة.
  • مناقشة مزايا التغييرات المقترَحة وعيوبها.
  • التصويت على التغييرات.

المراجع

  1. ↑ "Planning and Structuring Effective Meetings", skillsyouneed. Edited.
  2. ↑ "How to Prepare for a Business Meeting", smallbusiness.chron. Edited.
  3. ↑ "How to Prepare for a Meeting", wikihow. Edited.
  4. ↑ "How To Prepare For A Meeting", leadfearlessly. Edited.
  5. ↑ "How to Prepare and Run Efficient Meetings", ama. Edited.
  6. ↑ "4 meeting types and how to make them work", gaiku. Edited.
  7. ↑ "9 Types of Meetings Every Manager Needs (and How to Get Them Right)", fellow. Edited.
  8. ↑ "5 Types of Meetings Worth Having (& How to Get Them Right) 🙌", .hugo.
  9. ↑ "How To Prepare for a Business Meeting", indeed. Edited.
  10. ↑ "5 Things to Do Before the Meeting Begins", timemanagementninja. Edited.